Du brauchst heute eine Rechnung und willst dafür keine Software einrichten? Diese Excel-Datei rechnet Positionen, Umsatzsteuer und Skonto selbst und gibt vor, was auf eine Rechnung gehört. Du lädst sie ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und passt sie für deinen Betrieb an.
Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum und Leistungszeitraum
20 Positionszeilen: Menge mal Einzelpreis ergibt den Gesamtpreis, Summe netto steht darunter
Umsatzsteuer mit frei wählbarem Satz – auch 0 % für Kleinunternehmer – und der Rechnungsbetrag brutto
Zahlungsziel mit „zahlbar bis“-Datum und Skonto: Überweisungsbetrag, gerechnet vom Bruttobetrag
Platz für einen Hinweis und die Bankverbindung, ein A4-Blatt zum Ausdrucken oder als PDF
Ein zweites Blatt „Hinweise“ mit der Liste der Pflichtangaben (wird nicht mitgedruckt)
So füllst du die Rechnungsvorlage aus
Alles in eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben. Die Positionen trägst du ab Zeile 15 ein: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis netto. Gesamtpreis, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag rechnen sich selbst aus.
Für das Skonto trägst du Prozentsatz und Frist ein. Gerechnet wird vom Bruttobetrag, so wie es im Ratgeber zum
Skonto auf der Handwerkerrechnung erklärt ist. Bist du Kleinunternehmer, setzt du den Umsatzsteuersatz auf 0 % und schreibst unter „Hinweis“, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird – wann das für dich gilt, steht in der
Kleinunternehmerregelung.
Speichere die fertige Rechnung als PDF und verschicke das PDF, nicht die Excel-Datei.
Das gehört auf jede Rechnung
Die Vorlage gibt die Felder vor. Ob sie vollständig sind, hängt trotzdem an deinen Angaben – diese Punkte sollten auf jeder Rechnung stehen. Die ausführliche Erklärung steht im Ratgeber
Rechnung schreiben.
Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Rechnungsdatum und eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Leistung sowie Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
Entgelt netto, Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Wo eine Excel-Rechnung an ihre Grenze kommt
Für die ersten Rechnungen reicht eine Datei. Spätestens bei der Nummerierung wird sie unbequem: Die Vorlage zählt keine Rechnungsnummern hoch, und eine einmal ausgestellte Rechnung lässt sich in Excel jederzeit still ändern. Beides sind die Gründe, warum Betriebe irgendwann auf ein Programm wechseln – nachzulesen in
Angebots- und Rechnungsvorlage für Handwerker.
Dazu kommt die
E-Rechnung: Sie ist ein strukturierter Datensatz, den eine Excel-Datei nicht erzeugt.
Was diese Vorlage nicht kann
Sie vergibt keine fortlaufenden Rechnungsnummern – doppelte oder übersprungene Nummern merkt dir niemand an.
Sie hält eine ausgestellte Rechnung nicht fest: Excel-Dateien lassen sich nachträglich ändern.
Sie erzeugt keine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD), nur ein PDF zum Verschicken.
Sie kennt deine Kunden nicht und macht aus einem Angebot keine Rechnung – die Positionen tippst du erneut ab.
Die Rechnung, die sich selbst nummeriert
In HandwerkPapierlos entsteht die Rechnung aus dem Angebot: Nummer und Pflichtangaben stehen von allein drauf, gestellte Rechnungen sind festgeschrieben, und die E-Rechnung gibt es auf Knopfdruck. 7 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte.
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Häufige Fragen
Ist die Rechnungsvorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du lädst die Datei ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und darfst sie für deinen Betrieb frei anpassen und verwenden.
Funktioniert die Vorlage für Kleinunternehmer?
Ja. Setze den Umsatzsteuersatz auf 0 % und trage unter „Hinweis“ ein, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Der Rechnungsbetrag brutto entspricht dann dem Netto-Betrag.
Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Ja, sie muss eindeutig und fortlaufend sein. Die Vorlage vergibt keine Nummern – trage sie selbst ein und führe eine Liste der vergebenen Nummern.
Kann ich mit der Vorlage eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Die Vorlage erzeugt eine normale Rechnung zum Ausdrucken oder als PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den dafür gemachte Software erzeugt.
Welches Programm brauche ich zum Öffnen?
Excel, Numbers, Google Tabellen oder LibreOffice. Die Datei nutzt nur einfache Funktionen wie Summe, Wenn und Runden.
Die Vorlagen und Rechner geben allgemeine, praktische Hilfestellung und sind keine Rechts- oder Steuerberatung. Was für deinen Fall gilt, klärst du mit deinem Steuerberater oder deiner Handwerkskammer.