Rechnung schreiben: Was muss drauf?

Damit eine Rechnung anerkannt wird, erwartet der Gesetzgeber bestimmte Angaben. Fehlen sie, kann der Kunde die Zahlung zurückhalten und das Finanzamt dem Kunden die Vorsteuer streichen – was schnell zu Rückfragen bei dir führt. In der Regel gehören dazu:

Wer die Kleinunternehmer-Regelung nutzt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein kurzer, klarer Hinweis darauf, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird. Die ausgewiesenen Beträge sind dann zugleich die Endbeträge.

Ob die Regelung für dich gilt und wann ein Wechsel sinnvoll ist, hängt von deinen Umsätzen ab – das ist der klassische Punkt, an dem dein Steuerberater die verbindliche Auskunft gibt.

Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung, die viele Betriebe nicht kennen: Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, reicht eine verkürzte Rechnung. Die Angaben zum Kunden, die fortlaufende Nummer und der getrennt ausgewiesene Steuerbetrag können dann entfallen.

Nötig bleiben dein vollständiger Name samt Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt einschließlich Steuer in einer Summe sowie der Steuersatz. Für die Reparatur zwischendurch oder den kleinen Materialverkauf spart das spürbar Zeit.

Zwei Einschränkungen solltest du kennen: Die Grenze gilt brutto, nicht netto – und bei Rechnungen an Geschäftskunden lohnt es sich trotzdem oft, vollständig abzurechnen, weil dein Kunde für seinen Vorsteuerabzug lieber eine komplette Rechnung hat.

Arbeitest du als Subunternehmer für einen anderen Bauunternehmer oder Generalunternehmer, dreht sich die Umsatzsteuer um: Nicht du führst sie ab, sondern dein Auftraggeber. Auf deiner Rechnung steht dann kein Steuerbetrag, sondern ein Hinweis darauf, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Das betrifft Bauleistungen zwischen Unternehmern, die selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen – der Klassiker ist die Kette Generalunternehmer, Subunternehmer, Nachunternehmer. Für Privatkunden und für Auftraggeber, die keine Bauleistungen erbringen, gilt es nicht.

Der Fehler, der hier richtig weh tut: Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, obwohl der Kunde sie schuldet, schuldest du den ausgewiesenen Betrag zusätzlich dem Finanzamt – und zwar so lange, bis du die Rechnung berichtigst. Ob dein konkreter Auftrag darunter fällt, klärst du im Zweifel vorher mit deinem Steuerberater, nicht hinterher.

„Zahlbar sofort“ ist schwächer, als viele denken. Ein konkretes Datum – etwa „bitte bis zum 24.07.2026“ – schafft eine eindeutige Frist und erleichtert später die Erinnerung, falls nichts kommt. Üblich sind 14 Tage.

Bleibt die Zahlung aus, hilft eine freundliche, aber bestimmte Erinnerung. Wichtig ist, den offenen Posten im Blick zu behalten, statt Wochen verstreichen zu lassen – je länger eine Rechnung offen ist, desto schwerer wird der Einzug.

Eine Rechnung, die nie geschrieben wird, verjährt. Für die meisten Handwerkerforderungen gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren – und sie beginnt nicht mit dem Tag der Leistung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Praktisch heißt das: Eine Leistung aus dem Februar 2026 kannst du bis Silvester 2029 abrechnen und einfordern. Danach kann der Kunde die Zahlung verweigern, ohne dass du noch etwas dagegen tun kannst. Das ist mehr Zeit, als die meisten glauben – aber es ist auch der Grund, warum sich am Jahresende ein Blick in die Liste der nicht abgerechneten Aufträge lohnt.

Ist eine Rechnung einmal gestellt, sollte sie nicht mehr nachträglich verändert werden – das verlangen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Hat sich ein Fehler eingeschlichen, ist der richtige Weg eine Storno-Rechnung, die die ursprüngliche aufhebt, gefolgt von einer neuen, korrekten Rechnung.

Das klingt umständlich, schützt dich aber: Eine lückenlose, unveränderbare Nummernfolge ist bei einer Prüfung dein bester Beleg dafür, dass nichts nachträglich frisiert wurde.

HandwerkPapierlos vergibt Rechnungsnummern automatisch lückenlos, prüft die Pflichtangaben und schreibt gestellte Rechnungen unveränderbar fest – Korrekturen laufen sauber über Storno. Aus einem angenommenen Angebot entsteht die Rechnung ohne erneutes Tippen, und offene Posten siehst du auf einen Blick. Die E-Rechnung im geforderten Format kannst du direkt erzeugen und versenden.

Die Sonderfälle aus diesem Artikel sind dabei keine Handarbeit: Für Bauleistungen an andere Unternehmer setzt du am Beleg ein Häkchen, dann verschwindet der Steuerausweis und der Pflichthinweis erscheint stattdessen. Bist du Kleinunternehmer, hinterlegst du das einmal im Betrieb – die Einstellung wird an jedem Beleg festgehalten, sodass eine alte Rechnung auch nach einem späteren Wechsel noch zeigt, was damals galt. Weicht der Leistungszeitraum vom Rechnungsdatum ab, trägst du ihn als eigenes Feld ein.