Kostenvoranschlag-Vorlage für Handwerker – Excel, kostenlos

Kostenlos · Excel · aktualisiert am 21.10.2026

Ein Kostenvoranschlag passt, wenn vorher niemand genau weiß, was hinter Putz oder Fliesen steckt. Diese Excel-Datei rechnet die geschätzten Positionen, sagt dem Kunden ausdrücklich, dass es eine Schätzung und kein Festpreis ist, und hat unten das Feld für den Auftrag. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.

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Das ist drin

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Absender, Empfänger, KVA-Nummer, Datum und „gültig bis“ (30 Tage, überschreibbar)

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20 Positionszeilen mit geschätzter Menge, Einheit und Einzelpreis; der Gesamtpreis rechnet sich selbst

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Optionale Positionen: Wer in Spalte G „optional“ schreibt, hält die Position aus der Summe heraus

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Summe netto, Umsatzsteuer und voraussichtlicher Betrag brutto

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Konditionen mit dem Hinweis, dass nach Aufwand abgerechnet wird und du bei wesentlicher Überschreitung Bescheid gibst

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Zeile „Kosten“ für die Frage, ob der Voranschlag etwas kostet

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Auftragserteilung mit Feldern für Ort, Datum und Unterschrift

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Kostenvoranschlag-Vorlage herunterladen

Excel-Datei · kostenlos · ohne Anmeldung

So füllst du die Vorlage aus

Alles in eckigen Klammern ersetzt du durch deine Angaben. Positionen trägst du ab Zeile 15 ein: Beschreibung, geschätzte Menge, Einheit, Einzelpreis netto. Summe, Umsatzsteuer und der voraussichtliche Gesamtbetrag rechnen sich selbst aus.

Was unsicher ist, schreibst du als eigene Position: „Untergrund ausbessern, nach Aufwand, geschätzt 4 Stunden“. So sieht der Kunde, wo die Schätzung wackeln kann, und du musst dich später nicht rechtfertigen.

Kostenvoranschlag oder Angebot?

Ein Kostenvoranschlag ist eine fachkundige Schätzung, abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand. Ein Angebot bindet dich an den genannten Preis. Die Unterschiede und Folgen stehen im Ratgeber Kostenvoranschlag oder Angebot; für einen Festpreis nimmst du die Angebotsvorlage.

Kostenvoranschlag und Angebot im Vergleich
	Kostenvoranschlag	Angebot
Preis	Schätzung	Festpreis
Abrechnung	nach Aufwand	wie angeboten
Wird es teurer	Kunde rechtzeitig informieren	Mehrkosten trägst du
Passt, wenn	Umfang unklar ist	Umfang klar ist

Wenn die Kosten steigen

Zeichnet sich während der Arbeit ab, dass die Kosten den Voranschlag wesentlich übersteigen, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Er darf den Auftrag dann kündigen und zahlt nur, was bis dahin erbracht ist. Wo „wesentlich“ beginnt, hängt vom Einzelfall ab; in der Praxis ist oft von 15 bis 20 Prozent die Rede.

Halte die Information schriftlich fest, mit Datum und neuem geschätzten Betrag. Kommt eine zusätzliche Leistung dazu, gehört sie in einen Nachtrag.

Darf der Kostenvoranschlag etwas kosten?

Im Zweifel ist ein Kostenvoranschlag kostenlos, auch wenn Aufmaß und Kalkulation Zeit kosten. Willst du ihn berechnen, etwa weil du dafür vor Ort Wände öffnen musst, vereinbare das vorher ausdrücklich mit dem Kunden und passe die Zeile „Kosten“ in der Vorlage an.

Was diese Vorlage nicht kann

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Sie vergibt keine Nummern und merkt sich keine Kunden.

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Sie vergleicht später nicht, ob deine Rechnungen den Voranschlag übersteigen – das behältst du selbst im Blick.

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Sie macht aus dem Voranschlag keine Rechnung; die Positionen tippst du erneut ab.

Kostenvoranschlag mit Warnung bei Überschreitung

In HandwerkPapierlos ist der Kostenvoranschlag eine eigene Belegart mit eigenem Nummernkreis. Aus ihm wird ohne Abtippen das Angebot oder die Rechnung, und die App warnt dich, wenn die Rechnungen mehr als 15 % darüber liegen. 7 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte.

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Häufige Fragen

Ist ein Kostenvoranschlag verbindlich?

Nein, er ist eine Schätzung. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand. Steigen die Kosten wesentlich, musst du den Kunden aber unverzüglich informieren.

Um wie viel darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?

Eine feste Grenze gibt es nicht; in der Praxis ist oft von 15 bis 20 Prozent die Rede. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, informierst du den Kunden, bevor du weiterarbeitest.

Muss der Kunde für einen Kostenvoranschlag bezahlen?

Nur, wenn ihr das vorher ausdrücklich vereinbart habt. Ohne Vereinbarung ist er kostenlos.

Was ist der Unterschied zur Angebotsvorlage?

Die Angebotsvorlage nennt einen Festpreis, an den du gebunden bist. Die Kostenvoranschlag-Vorlage kennzeichnet die Summe als Schätzung und sagt, dass nach Aufwand abgerechnet wird.

Die Vorlagen und Rechner geben allgemeine, praktische Hilfestellung und sind keine Rechts- oder Steuerberatung. Was für deinen Fall gilt, klärst du mit deinem Steuerberater oder deiner Handwerkskammer.