Abschlagsrechnung: Vorlage und Muster für Handwerker

Kostenlos · Excel · aktualisiert am 21.10.2026

Bei größeren Aufträgen wartest du nicht bis zum Schluss auf dein Geld. Diese Excel-Datei rechnet den Abschlag aus dem Leistungsstand: Auftragswert je Position mal erbrachtem Anteil, minus die Abschläge, die du schon gestellt hast. Umsatzsteuer und Zahlungsziel rechnen sich selbst. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.

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Das ist drin

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Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nummer des Abschlags und Bezug zum Auftrag

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20 Positionszeilen mit Auftragswert netto und erbrachtem Anteil in Prozent

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Liste der bisherigen Abschläge, deren Summe automatisch abgezogen wird

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Dieser Abschlag netto, Umsatzsteuer und Abschlagsbetrag brutto

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Zahlungsziel mit errechnetem Fälligkeitsdatum, Hinweisfeld und Bankverbindung

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Abschlagsrechnung-Vorlage herunterladen

Excel-Datei · kostenlos · ohne Anmeldung

So rechnet die Vorlage

Je Position trägst du den Auftragswert netto ein und wie viel davon erbracht ist. Die Summe der erbrachten Leistung minus der Abschläge, die du zu diesem Auftrag schon gestellt hast, ist dieser Abschlag netto. Darauf kommt die Umsatzsteuer. Ein Beispiel mit zwei Positionen und einem früheren Abschlag:

Beispiel: zweiter Abschlag, ein Abschlag über 2.000 € netto schon gestellt
Posten	Betrag
Estrich: 60 % von 10.000 €	6.000,00 €
Fliesen: 20 % von 5.000 €	1.000,00 €
Erbrachte Leistung netto	7.000,00 €
abzüglich bisheriger Abschlag	− 2.000,00 €
Dieser Abschlag netto	5.000,00 €
Umsatzsteuer 19 %	950,00 €
Abschlagsbetrag brutto	5.950,00 €

Das gehört auf eine Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung und braucht dieselben Pflichtangaben. Dazu kommt, dass sie als Abschlag erkennbar ist und sich auf den Auftrag bezieht. Warum du Abschläge auch ohne Vereinbarung verlangen kannst, steht im Ratgeber Abschlagsrechnung stellen.

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Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr.

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Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

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Die Bezeichnung als Abschlagsrechnung mit der Nummer des Abschlags

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Bezug zum Auftrag oder Angebot

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Der Leistungsstand, auf den sich der Abschlag stützt

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Netto, Steuersatz und Steuerbetrag

Den Leistungsstand belegen

Maßstab ist, was tatsächlich erbracht ist, nicht ein frei gewählter Prozentsatz. Mach am Tag der Abschlagsrechnung Fotos vom Stand der Arbeiten und notiere, was fertig ist. Kommt später die Frage, wofür der Abschlag war, hast du die Antwort mit Datum. Ein Aufmaßblatt hilft, wenn nach Menge abgerechnet wird.

Am Ende die Schlussrechnung

Wenn alles fertig ist, folgt die Schlussrechnung. Sie listet die gesamte Leistung auf und zieht alle Abschläge ab, Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt, damit die Steuer nicht doppelt berechnet wird. Die Liste der bisherigen Abschläge aus dieser Vorlage brauchst du dafür ohnehin.

Was diese Vorlage nicht kann

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Sie vergibt keine fortlaufenden Rechnungsnummern und merkt sich nicht, welche Abschläge gestellt und bezahlt sind – die Liste pflegst du von Hand.

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Sie erstellt keine Schlussrechnung und erzeugt keine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD).

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Eine Excel-Datei lässt sich nachträglich ändern; eine gestellte Rechnung darfst du nicht mehr verändern.

Abschläge und Schlussrechnung automatisch verkettet

In HandwerkPapierlos hängen Abschlags- und Schlussrechnungen am selben Auftrag. Die Schlussrechnung zieht die gestellten Abschläge selbst ab, jede Rechnung wird festgeschrieben, und Fotos vom Baufortschritt liegen beim Projekt. 7 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte.

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Häufige Fragen

Wie schreibe ich eine Abschlagsrechnung?

Wie eine normale Rechnung mit allen Pflichtangaben, dazu die Bezeichnung als Abschlagsrechnung, der Bezug zum Auftrag und der Leistungsstand. Berechnet wird die erbrachte Leistung minus der Abschläge, die du schon gestellt hast.

Wie hoch darf ein Abschlag sein?

So hoch wie der Wert der Leistung, die du schon erbracht hast. Ein pauschaler Prozentsatz ohne Bezug zum Baufortschritt ist kein guter Maßstab.

Muss auf die Abschlagsrechnung Umsatzsteuer?

Ja, wie bei jeder Rechnung, außer du bist Kleinunternehmer oder die Steuer schuldet der Kunde als Bauunternehmer selbst. Dann setzt du den USt-Satz auf 0 % und ergänzt den Hinweis.

Wie ziehe ich die Abschläge in der Schlussrechnung ab?

Die Schlussrechnung nennt die gesamte Leistung und zieht jeden Abschlag mit Nettobetrag und Umsatzsteuer getrennt ab. Übrig bleibt der Restbetrag.

Die Vorlagen und Rechner geben allgemeine, praktische Hilfestellung und sind keine Rechts- oder Steuerberatung. Was für deinen Fall gilt, klärst du mit deinem Steuerberater oder deiner Handwerkskammer.