Die Schlussrechnung ist nicht die letzte Abschlagsrechnung, sondern die Abrechnung des gesamten Auftrags. Wer nur den offenen Rest aufschreibt, spart sich ein paar Zeilen und handelt sich zwei Probleme ein: eine Rechnung, die niemand nachvollziehen kann, und im schlimmsten Fall Umsatzsteuer, die er zweimal abführt. Hier steht der Aufbau, der beides verhindert.
Die Schlussrechnung listet die komplette Leistung – nicht nur das, was noch offen ist.
Die bereits gestellten Abschläge werden anschließend mit Datum, Nummer und Betrag wieder abgezogen.
In den Abschlägen ausgewiesene Umsatzsteuer muss ebenfalls abgesetzt werden, sonst schuldest du sie zweimal.
Sie kommt nach der Abnahme und sollte prüffähig sein – also so aufgebaut, dass der Kunde jede Position nachrechnen kann.
Nach der Schlussrechnung sind Nachforderungen aus demselben Auftrag nur noch schwer durchzusetzen.
Der Unterschied zur Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenforderung auf eine Leistung, die noch läuft. Sie sagt nichts Endgültiges über den Umfang aus und wird später vollständig wieder eingesammelt.
Die Schlussrechnung dagegen ist die eine Abrechnung des Auftrags. Sie steht für sich: Wer nur sie in der Hand hält, muss den ganzen Vorgang verstehen können – was geleistet wurde, was das kostet, was schon geflossen ist und was noch offen bleibt.
Der Aufbau, der immer funktioniert
Die Reihenfolge ist entscheidend, und sie ist bei jedem Auftrag dieselbe. Erst die volle Leistung, dann der Abzug, dann der Rest.
Alle erbrachten Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis – auch die, die schon über Abschläge bezahlt wurden
Vereinbarte Nachträge als eigene Positionen, damit sie nicht in der Gesamtsumme untergehen
Die Nettosumme der gesamten Leistung, darunter die Umsatzsteuer und der Bruttobetrag
Jede gestellte Abschlagsrechnung einzeln mit Datum, Rechnungsnummer, Nettobetrag und der darin ausgewiesenen Steuer
Der verbleibende Restbetrag mit Zahlungsziel
Die Umsatzsteuer ist die eigentliche Falle
Wer eine Abschlagsrechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellt, schuldet diese Steuer bereits. Taucht dieselbe Leistung in der Schlussrechnung noch einmal mit voller Steuer auf und wird nur der Bruttobetrag der Abschläge abgezogen, steht die Steuer zweimal im Beleg – und wird auch zweimal geschuldet, bis der Beleg korrigiert ist.
Deshalb werden die Abschläge nicht als eine runde Summe abgezogen, sondern jeweils mit Nettobetrag und Steuerbetrag getrennt. Nur so bleibt am Ende genau die Steuer stehen, die auf den Restbetrag entfällt.
Bei gemischten Steuersätzen oder bei Bauleistungen ohne Steuerausweis gilt dasselbe Prinzip je Satz. Sobald es unübersichtlich wird, ist die Rückfrage beim Steuerbüro billiger als die Korrektur.
Wann sie fällig wird und was prüffähig heißt
Fällig wird die Schlussrechnung im Regelfall nach der Abnahme. Sie muss prüffähig sein, und das ist keine Floskel: Der Kunde soll ohne Rückfrage nachvollziehen können, wie sich jede Position und der Restbetrag ergeben.
Praktisch heißt das dieselben Bezeichnungen wie im Angebot, nachvollziehbare Mengen und eine Aufstellung der Abschläge, die zu seinen Kontoauszügen passt. Eine unklare Schlussrechnung wird nicht bestritten, sie wird einfach nicht bezahlt – und die Frist für den Verzug läuft in dieser Zeit nicht.
Ein Betrieb hat drei Abschläge über zusammen achtzehntausend Euro gestellt, die Gesamtleistung liegt bei vierundzwanzigtausend. In der Schlussrechnung steht nur eine Zeile: Restleistung, sechstausend Euro.
Der Kunde kann nicht prüfen, wofür er insgesamt zahlt, und hält die Zahlung zurück. Bei der nächsten Betriebsprüfung fehlt außerdem der Beleg, der den Gesamtumfang des Auftrags abschließend dokumentiert – jeder Prüfer muss sich die Summe aus vier Belegen selbst zusammensuchen. Beides wäre mit derselben Arbeitszeit vermeidbar gewesen, nur in der richtigen Reihenfolge.
So läuft es in HandwerkPapierlos
Aus dem angenommenen Angebot erzeugst du die Schlussrechnung mit einem Tipp. Die App übernimmt alle Positionen, zieht die bereits gestellten Abschläge automatisch mit Nummer, Datum, Nettobetrag und Steuer ab und rechnet den Restbetrag aus.
Weil die Abschläge aus derselben Belegkette stammen, kann keiner vergessen oder doppelt abgezogen werden. Die fertige Rechnung geht als PDF oder als E-Rechnung raus und wird beim Festschreiben unveränderbar archiviert.
Quellen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Die Links öffnen in einem neuen Tab.
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