Abschlagsrechnung stellen

Zieht sich ein Auftrag über Wochen und bindest du dabei Material und Arbeitszeit, ist es riskant, erst ganz am Ende abzurechnen. Abschlagsrechnungen erlauben es, bereits erbrachte Leistungen zwischendurch in Rechnung zu stellen. So gehst du nicht über den ganzen Zeitraum in Vorleistung.

Üblich ist, Abschläge an den Baufortschritt zu koppeln – etwa nach Fertigstellung eines Bauabschnitts. Der Kunde zahlt dann für das, was nachweislich schon geleistet ist.

Viele Betriebe trauen sich nicht, Abschläge zu verlangen, weil im Auftrag nichts davon steht. Das ist ein Missverständnis: Beim Werkvertrag kannst du für bereits erbrachte, vertragsgemäße Leistungen einen Abschlag verlangen, ohne dass ihr das vorher extra vereinbart habt. Der Anspruch steht im Gesetz und muss nicht erst ausgehandelt werden.

Maßstab ist der Wert dessen, was du schon geleistet hast. Es geht also nicht um einen frei gewählten Prozentsatz des Auftragswerts, sondern um das, was tatsächlich schon in der Wohnung des Kunden steht – verlegte Fläche, montierte Ständerwerke, eingebaute Fenster.

Kleine Mängel hebeln den Anspruch nicht aus. Der Kunde darf bei unwesentlichen Mängeln nicht die ganze Abschlagszahlung zurückhalten, sondern nur einen angemessenen Teil davon. Trotzdem gilt: Wer schon beim ersten Abschlag mit dem Gesetz argumentiert, hat meist ein anderes Problem – sauber dokumentierter Baufortschritt überzeugt schneller als ein Paragraf.

Eine Abschlagsrechnung sieht aus wie eine normale Rechnung, macht aber deutlich, dass es sich um eine Teilzahlung handelt. Sie bezieht sich auf die bis dahin erbrachte Leistung und enthält dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung.

Wichtig ist eine nachvollziehbare Grundlage: Welcher Teil der vereinbarten Leistung ist erbracht? Wer das sauber benennt, vermeidet Diskussionen darüber, ob der geforderte Betrag gerechtfertigt ist. Vereinbarst du Skonto, leg fest, ob es für jeden Abschlag oder nur für die Schlussrechnung gilt, und schreib es auf jede Rechnung.

Der beste Beleg dafür kostet dich zwei Minuten: Fotos vom Stand der Arbeiten am Tag der Abschlagsrechnung. Kommt später die Frage auf, wofür der Abschlag eigentlich war, liegt die Antwort mit Datum vor – und du diskutierst nicht aus der Erinnerung.

Am Ende steht die Schlussrechnung. Sie listet die gesamte erbrachte Leistung auf und zieht davon die bereits gezahlten Abschläge sichtbar ab. Übrig bleibt der Restbetrag, den der Kunde noch schuldet.

Der häufigste Fehler ist, die Abschläge nicht oder falsch abzuziehen – dann wird entweder doppelt kassiert oder Geld verschenkt. Deshalb ist eine saubere Verkettung von Abschlägen und Schlussrechnung entscheidend.

In HandwerkPapierlos hängst du Abschlags- und Schlussrechnungen an denselben Auftrag. Die Schlussrechnung zieht die bereits gestellten Abschläge automatisch ab, sodass der Restbetrag stimmt – ohne Rechnerei von Hand. Jede Rechnung wird unveränderbar festgeschrieben, und die Nummernfolge bleibt lückenlos.

Den Nachweis für den Baufortschritt hast du dabei schon: Ordnest du die Rechnungen dem Projekt zu, liegen Fotos, Tagesberichte und erfasste Zeiten am selben Ort wie die Belege. Wenn ein Kunde fragt, wofür der dritte Abschlag war, musst du nicht im Handy-Fotoalbum suchen.