Kostenvoranschlag oder Angebot – was ist der Unterschied?

Ein Angebot ist eine verbindliche Erklärung: Diese Leistung erbringe ich zu diesem Preis. Nimmt der Kunde an, ist der Vertrag zu genau diesen Konditionen geschlossen – Mehrkosten trägst du selbst, es sei denn, der Kunde bestellt nachträglich etwas anderes oder es kommt ein begründeter Nachtrag hinzu.

Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine fachkundige Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Er signalisiert dem Kunden eine Größenordnung, verspricht aber keinen Festpreis. Wird die Arbeit aufwendiger als gedacht, darfst du die tatsächlichen Kosten abrechnen – innerhalb gewisser Grenzen.

Unverbindlich heißt nicht beliebig. Als Fachbetrieb wird von dir erwartet, dass die Schätzung mit der nötigen Sorgfalt erstellt ist – ein Kostenvoranschlag, der die Kosten grob unterschätzt, fällt auf dich zurück.

Zeichnet sich während der Arbeit ab, dass die Kosten den Voranschlag wesentlich übersteigen, musst du den Kunden unverzüglich informieren. Der Kunde darf den Auftrag dann kündigen und zahlt nur die bis dahin erbrachte Leistung. Wo genau „wesentlich“ beginnt, hängt vom Einzelfall ab – als grobe Orientierung gelten in der Praxis oft Überschreitungen ab etwa fünfzehn bis zwanzig Prozent. Wer den Kunden erst mit der Schlussrechnung überrascht, riskiert, auf den Mehrkosten sitzen zu bleiben.

Im Zweifel ist ein Kostenvoranschlag kostenlos – auch wenn Aufmaß und Kalkulation Zeit kosten. Wer für die Ausarbeitung Geld verlangen will, etwa bei aufwendiger Vor-Ort-Prüfung, muss das vorher ausdrücklich mit dem Kunden vereinbaren. Ein stillschweigend berechneter Kostenvoranschlag ist einer der sichersten Wege zu einer schlechten Bewertung.

Üblich ist bei aufwendigen Fällen ein Mittelweg: Die Ausarbeitung kostet einen genannten Betrag, der bei Auftragserteilung verrechnet wird. Das ist fair für beide Seiten – aber nur, wenn es vor der Ausarbeitung klar ausgesprochen wurde.

Ein Angebot passt, wenn du den Umfang sicher überblickst: klar definierte Leistung, bekannte Materialpreise, kalkulierbare Arbeitszeit. Der Festpreis gibt dem Kunden Sicherheit und dir das stärkere Verkaufsargument – die meisten Privatkunden entscheiden sich lieber für einen festen Preis als für eine Schätzung.

Ein Kostenvoranschlag ist die ehrlichere Wahl, wenn Unbekannte im Spiel sind: Was unter dem alten Putz steckt, wie der Wasserschaden hinter der Wand aussieht oder wie viel vom Bestand sich erhalten lässt, weiß vorher niemand. Hier würde ein Festpreis entweder dich ins Risiko setzen oder mit hohem Sicherheitsaufschlag den Kunden abschrecken.

Den Unterschied aus diesem Artikel musst du in HandwerkPapierlos nicht in Worte fassen: Angebot und Kostenvoranschlag sind zwei eigene Belegarten mit eigener Liste und eigenem Nummernkreis – du entscheidest also schon beim Anlegen, was du herausgibst. Auf dem Kostenvoranschlag erscheint der Hinweis auf die Unverbindlichkeit für den Kunden sichtbar auf dem Dokument, damit später schwarz auf weiß steht, was du zugesagt hast und was nicht.

Erteilt der Kunde den Auftrag, wird aus der Schätzung ohne Neutippen das verbindliche Angebot oder direkt die Rechnung. Der Kostenvoranschlag bleibt dabei als eigener Beleg stehen, und jeder Folgebeleg zeigt oben, woraus er entstanden ist – du kannst also jederzeit nachweisen, was ursprünglich geschätzt war.

Und wird es teurer, meldet sich die App von selbst: Läuft die Abrechnung wesentlich über die Schätzung, erscheint eine Warnung am Beleg, und du hältst mit zwei Angaben fest, wann und auf welchem Weg du den Kunden informiert hast. Dieser Nachweis wandert mit in das Dokument – genau daran scheitern solche Fälle sonst. Alles auch offline auf der Baustelle.