Nachtrag schreiben im Handwerk

Ein Nachtrag ist ein zusätzliches Angebot zu einem laufenden Auftrag. Er beschreibt Leistungen, die im angenommenen Angebot nicht enthalten sind, mit eigenen Positionen, eigenem Preis und eigener Nummer – und er verweist auf das Angebot, das er ergänzt. Der Kunde nimmt ihn an wie jedes andere Angebot. Erst dann ist die Mehrarbeit vereinbart.

Kein Nachtrag ist die Korrektur eines Angebots, das der Kunde noch gar nicht angenommen hat – dafür schreibst du eine neue Fassung des Angebots. Ebenfalls kein Nachtrag ist die reine Mengenabrechnung: Hast du nach Einheitspreisen angeboten, etwa je Quadratmeter oder je Meter, und es werden am Ende mehr Quadratmeter, rechnest du die tatsächliche Menge nach Aufmaß ab. Einen Nachtrag brauchst du, wenn eine Leistung dazukommt oder sich die Art der Ausführung ändert – und beim Pauschalpreis praktisch immer, sobald der vereinbarte Umfang wächst.

Die meisten Nachträge entstehen aus drei Situationen. Die erste ist der Zusatzwunsch: „Wenn Sie schon dabei sind, können Sie auch …“. Die zweite ist die geänderte Ausführung: anderes Material, ein anderes Maß, eine zusätzliche Revisionsöffnung. Die dritte ist die unvorhergesehene Erschwernis, die erst während der Arbeit sichtbar wird.

Wie das je Gewerk aussieht, zeigen ein paar Beispiele. Alle haben gemeinsam, dass sie im ursprünglichen Angebot nicht stehen konnten – entweder weil sie niemand kannte oder weil der Kunde sie erst später wollte.

Der häufigste und teuerste Fehler ist, die Mehrarbeit einfach zu machen und erst mit der Schlussrechnung damit herauszurücken. Dann steht der Kunde vor einer Summe, mit der er nicht gerechnet hat, und fühlt sich überrumpelt. Genau daraus entstehen die meisten Streitigkeiten – und im schlechtesten Fall bleibt die Arbeit unbezahlt, weil sich nicht belegen lässt, dass sie vereinbart war.

Besser: Sobald klar ist, dass etwas dazukommt, schreibst du den Nachtrag und lässt ihn bestätigen, bevor du anfängst. Das geht schnell – oft reicht ein kurzer Beleg mit zwei, drei Positionen, den der Kunde online oder vor Ort freigibt. Muss es eilen, weil sonst die Baustelle steht, dann wenigstens die Zusage in Textform festhalten, etwa per Nachricht, und den Nachtrag direkt nachreichen.

Unterschreibt ein Privatkunde den Nachtrag bei sich zu Hause, kann ihm – wie beim Angebot – ein Widerrufsrecht zustehen. Händige ihm dann die Widerrufsbelehrung aus.

Ein Nachtrag ist im Kern ein Angebot und braucht deshalb dieselben Angaben. Dazu kommt der Bezug zum laufenden Auftrag, damit klar ist, was er ergänzt. Eine eigene Nummer – getrennt von den Angebotsnummern – macht Nachträge in der Ablage und im Gespräch mit dem Kunden auf einen Blick erkennbar.

Rechne den Nachtrag auf derselben Grundlage wie dein Angebot: dieselben Stundensätze, dieselben Material- und Gemeinkostenzuschläge, derselbe Gewinnanteil. Das wirkt fair, und der Kunde kann es nachvollziehen. Ein Nachtrag mit deutlich höheren Sätzen als das Angebot ist der sicherste Weg, eine Diskussion auszulösen.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Im Treppenhaus wünscht die Hausverwaltung zusätzlich zwei Außenleuchten mit Bewegungsmelder. Montage je Leuchte 85 Euro, dazu 12 Meter Zuleitung zu je 14 Euro. Der Nachtrag hat damit zwei Positionen über 170 und 168 Euro, zusammen 338 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 402,22 Euro.

Lässt sich der Aufwand vorher schlecht abschätzen – etwa bei Schäden, deren Umfang erst beim Öffnen sichtbar wird –, kannst du den Nachtrag auch nach Aufwand vereinbaren: Stundensatz und Materialpreise stehen fest, abgerechnet wird, was tatsächlich anfällt. Dann führst du einen Stundenzettel und lässt ihn dir abzeichnen.

Bei Bauverträgen – also Bau, Umbau oder Wiederherstellung eines Bauwerks – gibt es einen Sonderfall: Der Auftraggeber darf Änderungen auch dann anordnen, wenn ihr euch nicht einig werdet. Zunächst sollt ihr euch um eine Einigung über die Änderung und die Mehrvergütung bemühen; dafür legst du ein Nachtragsangebot vor. Kommt binnen 30 Tagen keine Einigung zustande, kann der Auftraggeber die Änderung in Textform anordnen. Zumutbar muss sie sein – was dein Betrieb nicht leisten kann, musst du nicht ausführen.

Für eine angeordnete Änderung steht dir eine angepasste Vergütung zu, berechnet nach den tatsächlich erforderlichen Mehrkosten mit angemessenen Zuschlägen. Solange über den Preis gestritten wird, darfst du für Abschläge bis zu 80 Prozent der Mehrvergütung aus deinem Nachtragsangebot ansetzen. Schon deshalb lohnt es sich, das Nachtragsangebot sauber und nachvollziehbar zu schreiben.

Ist die VOB/B vereinbart, gelten eigene Regeln: Für eine geänderte Leistung wird ein neuer Preis gebildet, für eine zusätzliche Leistung hast du Anspruch auf Vergütung – musst ihn aber ankündigen, bevor du mit der Ausführung beginnst. Leistungen ohne Auftrag werden grundsätzlich nicht bezahlt. Gegenüber Privatkunden gilt die VOB/B nur, wenn sie wirksam vereinbart ist; im Privatkundengeschäft ist das die Ausnahme. Im Zweifel klärst du das einmal mit deinem Anwalt oder deiner Innung.

Ein Nachtrag ändert nichts an der Abrechnung des ursprünglichen Auftrags – er kommt dazu. Während der Arbeit kannst du wie gewohnt Abschlagsrechnungen stellen, auf das Angebot und auf jeden angenommenen Nachtrag. Am Ende steht eine Schlussrechnung für alles: die Leistung aus dem Angebot, die Positionen jedes angenommenen Nachtrags und davon abgezogen alle Abschläge, die du gestellt hast.

Im Beispiel: Das Angebot für das Treppenhaus lag bei 1.200 Euro netto, der Kunde hat 30 Prozent Abschlag erhalten, also 360 Euro netto. Dazu kommt der Nachtrag über 338 Euro. Die Schlussrechnung lautet damit auf 1.178 Euro netto, mit Umsatzsteuer 1.401,82 Euro. Zusammen mit dem Abschlag über 428,40 Euro zahlt der Kunde genau Angebot plus Nachtrag – 1.830,22 Euro.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Die Schlussrechnung zieht die Abschläge ab, die gestellt sind, nicht die, die bezahlt sind. Ist ein Abschlag noch offen, bleibt er als eigene Forderung bestehen. Und ein Nachtrag, den der Kunde erst nach der Schlussrechnung annimmt, steckt nicht mehr darin – den rechnest du mit einer eigenen Rechnung ab. So wird jede Leistung genau einmal berechnet.

Gerade bei unvorhergesehenen Erschwernissen hilft es, den Zustand vor der Zusatzarbeit festzuhalten – mit Fotos und Datum. Wenn später Zweifel aufkommen, ob der Nachtrag berechtigt war, lässt sich so belegen, dass die Situation tatsächlich vom Angebot abwich. Fotografiere dabei so, dass man erkennt, wo das Bild entstanden ist: erst die Übersicht, dann das Detail.

Ein laufend geführter Tagesbericht leistet dasselbe für den zeitlichen Ablauf: Er zeigt, wann die Mehrarbeit angefallen ist, wer sie ausgeführt hat und aus welchem Anlass. Zusammen mit der Freigabe des Kunden ist der Nachtrag damit vollständig dokumentiert.

Erstens: Mehrarbeit wird mündlich zugesagt und nie aufgeschrieben. Wochen später erinnert sich niemand mehr an den Preis. Zweitens: Der Nachtrag kommt erst mit der Schlussrechnung. Drittens: Nachtrag und Angebot werden vermischt, etwa indem die Zusatzarbeit einfach in eine neue Fassung des Angebots geschrieben wird – dann ist nicht mehr erkennbar, was ursprünglich vereinbart war.

Viertens: Die Abschläge geraten durcheinander, wenn Nachträge separat abgerechnet und zusätzlich in die Schlussrechnung übernommen werden. Dann steht dieselbe Leistung zweimal auf der Rechnung. Fünftens: Der Kunde bekommt keinen Beleg in die Hand. Ein sauberer Nachtrag mit Nummer, Bezug und Preis beugt allen fünf Fehlern vor.

Braucht der Nachtrag eine Unterschrift? Eine bestimmte Form ist im Normalfall nicht vorgeschrieben. Eine schriftliche oder elektronische Zusage – Unterschrift vor Ort oder Annahme über einen Link – macht es aber im Streitfall viel leichter.

Was passiert, wenn der Kunde den Nachtrag ablehnt? Dann ist die Mehrarbeit nicht vereinbart, und du führst sie nicht aus. Bei Bauverträgen gilt die Ausnahme mit dem Anordnungsrecht, die oben beschrieben ist.

Darf ich für den Nachtrag einen Abschlag verlangen? Ja, wie für das Angebot. Die Schlussrechnung zieht ihn am Ende ab.

Kann ich mehrere Nachträge zum selben Auftrag schreiben? Ja. Jeder bekommt seine eigene Nummer, und die Schlussrechnung nimmt alle angenommenen Nachträge auf.

In HandwerkPapierlos tippst du im angenommenen Angebot auf „Nachtrag erstellen“. Kunde, Titel und Projekt sind übernommen, der Nachtrag bekommt eine eigene Nummer und nennt auf dem Beleg das Angebot, das er ergänzt. Positionen und Preise trägst du ein wie im Angebot, der Kunde bestätigt ihn online über den Link, in seinem Kundenbereich oder vor Ort mit Unterschrift. Fotos und Tagesbericht hältst du am Projekt fest, sodass die Mehrarbeit belegt ist.

Am Ende nimmt die Schlussrechnung des Auftrags alle angenommenen Nachträge mit ihren Positionen auf und zieht auch deren Abschläge ab. Die Verkettung zeigt Angebot, Nachträge, Abschläge und Schlussrechnung untereinander. Nimmt der Kunde einen Nachtrag erst nach der Schlussrechnung an, sagt dir die App, dass er für sich abgerechnet wird – so wird keine Leistung doppelt oder gar nicht berechnet. Wie das in der App aussieht, zeigt das Video oben.