Lexware Office mit HandwerkPapierlos verbinden

Viele Betriebe arbeiten mit zwei Programmen: einem für Angebot, Auftrag und Rechnung, möglichst nah an der Baustelle, und Lexware Office (früher lexoffice) für die Buchhaltung, den Abgleich mit dem Bankkonto und die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ohne Verbindung heißt das: jede Rechnung als PDF herunterladen, in Lexware hochladen, Beträge prüfen, Kunden zuordnen. Bei 30 Rechnungen und 60 Belegen im Monat ist das schnell ein Abend, an dem du nichts verdienst.

Eine Anbindung nimmt dir genau diesen Abend ab – aber sie ist kein zweites Rechnungsprogramm. Die Rechnung entsteht an einer Stelle und mit einer Nummer. In Lexware Office kommt sie als fertiger Beleg an: mit deiner Rechnungsnummer, den Beträgen je Steuersatz, dem Kunden und dem PDF, das auch dein Kunde bekommen hat. Umgekehrt holt die App keine Rechnungen aus Lexware. Sonst gäbe es zwei Nummernkreise für dieselbe Leistung, und niemand wüsste mehr, welche Rechnung gilt.

Die Faustregel: Alles, was in der App festgeschrieben oder geprüft ist, geht nach Lexware. Alles, was noch Entwurf ist oder nie eine Buchung wird, bleibt in der App. Die Tabelle zeigt das im Einzelnen.

Wichtig ist die letzte Zeile: Die Richtung ist fest. Belege gehen von der App nach Lexware, Zahlungen von Lexware in die App. Eine Rechnung, die du in Lexware änderst, ändert sich in der App nicht – festgeschrieben ist festgeschrieben, korrigiert wird per Storno.

Die Verbindung läuft über die Public API von Lexware Office, und die gibt es bei Lexware ab dem Tarif XL. Mit einem kleineren Tarif lässt sich die Anbindung nicht herstellen. Du verbindest mit einem Schlüssel aus deinem eigenen Lexware-Konto – in der App gibst du kein Passwort ein.

In der App richtet die Verbindung ein, wer Inhaber oder Büro ist. Mitarbeiter sehen die Einstellungsseite nicht, an ihren Belegen steht bei aktiver Anbindung schlicht „Übergeben“. Zum Verbinden brauchst du Netz: Der Schlüssel wird auf dem Server geprüft, dort verschlüsselt abgelegt und danach nie wieder angezeigt.

Ein Anruf vorab lohnt sich: Sag deiner Kanzlei, dass die Belege ab einem bestimmten Tag aus Lexware Office kommen. Wer bisher Eingangsbelege als ZIP oder einen DATEV-Export geschickt hat, stellt das ab diesem Tag um.

Das Einrichten dauert ein paar Minuten, wenn du in Lexware Office angemeldet bist. Am Handy und am Rechner ist der Ablauf derselbe.

Beim Verbinden legst du fest, ab welchem Tag Belege hinübergehen. Rechnungen zählen ab dem Tag, an dem sie festgeschrieben werden. Ein Eingangsbeleg geht hinüber, wenn er ab dem Startdatum datiert ist oder ab dann geprüft wird – so rutscht auch der Bon von letzter Woche nicht durch, den du erst heute prüfst.

Wählst du ein Datum in der Vergangenheit, zählt die App vorher, was dadurch zusätzlich hinüberginge, etwa „Damit gehen zusätzlich 7 Rechnungen und 12 Eingangsbelege nach Lexware, die schon fertig sind“. Nimm sie nur mit, wenn sie in Lexware noch nicht gebucht sind und der Zeitraum noch nicht ans Finanzamt gemeldet ist. Sonst steht alles doppelt in der Buchhaltung, und eine schon abgegebene Voranmeldung stimmt nicht mehr.

Warum die App das nicht selbst erkennt: Ein Beleg gilt nur dann als schon vorhanden, wenn Nummer, Datum und Bruttobetrag in Lexware übereinstimmen. Hast du eine Rechnung dort früher von Hand erfasst, mit anderer Nummer oder ganz ohne, ist sie für die App eine andere. Das Startdatum ist deshalb die eine Entscheidung, die du bewusst triffst – im Zweifel „Ab heute“.

Sobald du eine Rechnung festschreibst, merkt die App sie für Lexware vor; meist liegt sie eine Minute später dort unter den Belegen, offen und mit deiner Rechnungsnummer. Angehängt ist das PDF, das auch dein Kunde bekommen hat. Die Beträge kommen je Steuersatz so, wie sie auf der Rechnung stehen – nichts wird neu gerechnet. Der Kunde wird beim ersten Beleg als Kontakt angelegt. Gibt es ihn in Lexware schon mit gleichem Namen und einer Anschrift, die nicht widerspricht, nimmt die App diesen Kontakt.

Rabatte stecken im Nettobetrag. Skonto steht nicht auf dem Beleg, sondern entsteht erst, wenn der Kunde zahlt – das gleichst du in Lexware beim Bankabgleich ab. Musst du eine Rechnung korrigieren, schreibst du in der App eine Stornorechnung. Sie geht automatisch hinterher, auch wenn du den Schalter „Rechnungen“ inzwischen ausgeschaltet hast.

Ein Sonderfall ist der Storno zu einer Rechnung von vor dem Startdatum. Die ging nie hinüber, also weiß die App nicht, ob sie in Lexware liegt. Statt zu raten, steht der Storno in der Liste auf „Fehler“. Hast du die Rechnung damals von Hand in Lexware erfasst, tippst du „Erneut senden“, und der Storno geht hinterher. Liegt sie dort nicht, tippst du „Von Hand gebucht“ – dann schickt die App den Storno nicht.

Eingangsbelege fotografierst oder lädst du wie gewohnt in der App hoch, liest sie aus und prüfst sie – den Ablauf zeigt der Ratgeber Belege digitalisieren. Erst ein Beleg, der auf „Geprüft“ steht, geht nach Lexware, und zwar 15 Minuten später. Die Pause ist Absicht: Wer sich vertippt hat, öffnet den Beleg in dieser Zeit wieder, statt danach in Lexware zu korrigieren.

Hinüber gehen die Beträge je Steuersatz, der Lieferant als Kontakt und das Original: Fotos und PDFs, bei einer E-Rechnung das mitgekommene PDF oder die XML-Datei. Dateien bis 5 MB als JPG, PNG, PDF oder XML hängt die App an; was nicht passt, steht als Hinweis an der Zeile. Danach gilt der Beleg als übergeben und ist gesperrt, wie nach dem ZIP für die Kanzlei. Am Beleg steht dann „An Lexware Office übergeben“.

Welche Lexware-Kategorie ein Beleg bekommt, hängt an seiner Kostenart. Die App belegt das vor – „Material / Wareneingang“ wird zu „Material/Waren“, „Fremdleistung“ zu „Fremdleistungen“ –, und du änderst die Zuordnung auf der Einstellungsseite, wenn deine Kanzlei es anders haben will. Ein Beleg ohne Kostenart landet auf „Sonstige Ausgaben“.

Der Rückweg ist der Teil, der im Alltag am meisten Zeit spart. Du gleichst in Lexware Office dein Bankkonto ab und ordnest die Überweisung der Rechnung zu – in der App steht die Rechnung danach auf bezahlt. Die App fragt dafür alle 15 Minuten bei Lexware nach. So stehen bezahlte Rechnungen nicht länger in deinen offenen Posten, und du mahnst seltener aus Versehen jemanden, der längst überwiesen hat. Das gilt für Rechnungen, die über die Anbindung nach Lexware gegangen sind.

Auch Teilzahlungen kommen herüber: Die App bucht, was in Lexware mehr bezahlt ist als bei ihr. Ein Skontoabzug zählt nur, wenn Skonto auf der Rechnung vereinbart war und Frist und Betrag passen. Alles, was eine Entscheidung braucht – nicht vereinbarter Skonto, weniger bezahlt als in der App schon erfasst, Forderungsausfall, Verrechnung mit einer Gutschrift, Mahngebühren –, bucht die App nicht selbst, sondern zeigt einen Hinweis an der Übertragung; die Rechnung bleibt dann offen, bis du die Zahlung in der App erfasst. Bei Eingangsbelegen übernimmt sie Zahldatum und Betrag, sobald der Beleg in Lexware voll bezahlt ist.

Keine Zahlung aus Lexware kommt zurück für Rechnungen von vor dem Startdatum, für Rechnungen, die du als „Von Hand gebucht“ abgehakt hast, und solange der Schalter „Zahlungen zurück“ aus oder die Anbindung pausiert ist. Diese Rechnungen bleiben in der App offen, bis du die Zahlung dort selbst erfasst.

So sieht das an einem Beispiel aus: Badsanierung bei Familie Musterberger, 18.000 Euro netto, mit einer Abschlagsrechnung und der Schlussrechnung. Gerechnet mit 19 Prozent Umsatzsteuer, ohne Skonto. Du tippst in Lexware nichts ab, sondern ordnest nur die Zahlung zu.

Als Kleinunternehmer gehen deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer auf die Lexware-Kategorie für Einnahmen als Kleinunternehmer, Eingangsbelege mit dem Bruttobetrag ohne Vorsteuer. Wichtig ist, dass die Einstellung in beiden Programmen gleich ist. Weicht sie ab, zeigt die Einstellungsseite den Hinweis „Bitte prüfen“. Die Einstellung aus Lexware liest die App alle 15 Minuten neu, auch nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung.

Abschlagsrechnungen kommen in Lexware als Erlös an, mit „Abschlagsrechnung“ in der Bemerkung. Die Schlussrechnung geht mit dem Restbetrag nach Abzug der Abschläge hinüber, sodass die Summe stimmt. Bilanzierst du, grenzt deine Kanzlei zum Jahresende ab: Bezahlte Abschläge für noch nicht abgenommene Leistungen gehören dann zu den erhaltenen Anzahlungen, unbezahlte sind noch kein Erlös – die Bemerkung hilft ihr, die Belege zu finden. Versteuerst du nach vereinbarten Entgelten, entsteht die Umsatzsteuer für eine Abschlagsrechnung erst, wenn der Abschlag bezahlt ist; steht er in Lexware als offener Erlös, kann die Voranmeldung sie zu früh ausweisen. Über die Schnittstelle lässt sich das nicht anders lösen; wie ihr das handhabt, klärst du einmal mit deinem Steuerberater.

Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer, bei denen dein Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet, geht die Rechnung ohne Steuer auf die Lexware-Kategorie für diese Bauleistungen – immer mit dem Kunden als eigenem Kontakt, nie über einen Sammelkunden. Rechnungen deiner Subunternehmer in diesem Verfahren gehen ebenso hinüber, die Steuer rechnet Lexware dann selbst. Steht auf so einem Eingangsbeleg trotzdem Umsatzsteuer, schickt die App ihn nicht, sondern meldet einen Fehler: Dann stimmt am Beleg etwas nicht, und du prüfst ihn, bevor er gebucht wird. Als Kleinunternehmer nimmt Lexware solche Eingangsbelege über die Schnittstelle nicht an; die buchst du dort von Hand – die Steuer für die Bauleistung schuldest du auch als Kleinunternehmer.

Eingangsbelege aus dem Ausland oder in fremder Währung überträgt die App bewusst nicht automatisch. Sie stehen in der Liste auf „Fehler“, mit dem Grund daneben. Du erfasst sie in Lexware von Hand und hakst sie in der App mit „Von Hand gebucht“ ab, damit gelten sie auch hier als übergeben. Ähnlich bei Belegen, deren Summe nicht aufgeht oder bei denen die Beträge je Steuersatz fehlen: Dort korrigierst du den Beleg und tippst „Erneut senden“.

Solange Lexware Office verbunden ist, arbeitet deine Kanzlei mit dem, was dort liegt. Ein ZIP mit Eingangsbelegen oder ein DATEV-Export aus der App für denselben Zeitraum wäre dann doppelt – dieselbe Rechnung stünde zweimal in der Buchhaltung. Bei Eingangsbelegen verhindert die App das selbst: Was an Lexware übergeben ist, ist gesperrt und geht nicht mehr ins ZIP. Für Rechnungen und den DATEV-Export liegt es an dir; hast du eine DATEV-Beraternummer hinterlegt, weist die Einstellungsseite darauf hin.

Trennst du die Verbindung später, gehen Eingangsbelege und ihre Stornos wieder mit dem Monats-ZIP an die Kanzlei; was schon an Lexware übergeben war, bleibt dort. Am saubersten legst du den Wechsel auf einen Monatsanfang und sagst der Kanzlei, ab wann was woher kommt – wie bei jedem Wechsel der Handwerkersoftware.

Ein Schlüssel für die Public API gilt bei Lexware höchstens 24 Monate, danach löscht Lexware ihn. Das Ablaufdatum gibt Lexware über die Schnittstelle nicht heraus. Deshalb trägst du es beim Verbinden unter „Schlüssel gültig bis“ ein; vorbelegt ist heute plus 24 Monate. Die App erinnert dich 30, 7 und 1 Tag vorher, per Mitteilung an Inhaber und Büro und per E-Mail an den Inhaber.

Verlängern geht ohne neuen Schlüssel: In Lexware unter „Public API“ beim Schlüssel auf „Verlängern“ klicken und in der App „Datum ändern“ tippen. Hast du stattdessen einen neuen Schlüssel erstellt, nimmst du „Schlüssel erneuern“ – das Startdatum bleibt dabei, wie es war. Lehnt Lexware den Schlüssel ab, weil er gelöscht oder abgelaufen ist, steht oben „Verbindung unterbrochen“, und Inhaber und Büro bekommen eine Mitteilung. Verloren geht dabei nichts: Die Belege warten, bis du den Schlüssel erneuert hast.

Unter „Übertragungen“ steht jeder Beleg mit seinem Stand. Meist ist das unspektakulär, und so soll es sein. Vorübergehende Störungen, etwa wenn Lexware kurz nicht erreichbar ist, wiederholt die App von selbst.

Bleiben danach mehrere Belege auf „Fehler“, schickt „Alle erneut senden“ sie auf einmal noch einmal. Kommen neue Fehler dazu, bekommen Inhaber und Büro eine Mitteilung, damit nichts still liegen bleibt.

„Pausieren“ hält die Übertragung an: Neue Belege werden gesammelt und gehen nach Lexware, sobald du fortsetzt – praktisch, wenn deine Kanzlei gerade etwas umstellt. Solange die Anbindung pausiert, ruht auch der Abruf der Zahlungen. „Trennen“ beendet die Verbindung. Was schon in Lexware ist, bleibt dort. In der App gelöscht wird die ganze Verbindung: Schlüssel, Startdatum, Schalter, deine eigene Kostenart-Zuordnung und die Verknüpfungen deiner Kunden und Lieferanten mit den Lexware-Kontakten. Verbindest du später wieder, richtest du das neu ein und holst die Kunden einmal mit „Kunden übernehmen“ herein.

Der Schlüssel selbst bleibt in Lexware gültig, bis er abläuft. Brauchst du ihn nicht mehr, widerrufst oder löschst du ihn in Lexware Office unter „Public API“.

Führst du deine Kunden schon in Lexware Office, musst du sie nicht abtippen. Unter „Aus Lexware übernehmen“ tippst du erst „Kunden in Lexware prüfen“. Das liest nur und zählt, wie viele neu wären und wie viele es in der App schon gibt; geändert wird dabei nichts. Danach legt „Kunden übernehmen“ die fehlenden an. Wen es in der App schon gibt – gleicher Name und Ort –, verknüpft die App nur, und spätere Rechnungen an ihn hängen am vorhandenen Lexware-Kontakt.

Gibt es einen Namen in der App mehrfach, bleibt der Kontakt „unklar“ und wird nicht angelegt; dann benennst du den doppelten Kunden um oder löschst ihn und prüfst erneut. Wiederholen ist jederzeit möglich, doppelt angelegt wird nichts. Übernommene Kunden tragen das Kennzeichen „Eingelesen“ und zählen nicht gegen die Gratis-Kunden.

Mit Artikeln geht es genauso: „Artikel in Lexware prüfen“, dann übernehmen. Produkte kommen als Material, Leistungen als Arbeit in deinen Leistungskatalog, mit Nettopreis und Steuersatz. Was dort schon steht – gleicher Name oder gleiche Artikelnummer –, bleibt mit deinem Preis unverändert. Rechnungen aus Lexware übernimmt die App dagegen nie; die entstehen in der App.

Malermeister Jens Kuhn verbindet Mitte Oktober und wählt „Ab Jahresbeginn“, damit „alles drin ist“. Die Vorschau zeigt 214 Rechnungen und 380 Eingangsbelege, er verbindet trotzdem. Was er übersehen hat: Bis September hat er seine Rechnungen selbst in Lexware erfasst, oft ohne Rechnungsnummer, und die Voranmeldungen sind abgegeben. Jetzt steht ein Dreivierteljahr doppelt in der Buchhaltung, und seine Kanzlei sortiert zwei Tage lang aus.

Richtig wäre „Ab heute“ gewesen – oder ein eigenes Datum ab dem ersten Tag, der in Lexware noch fehlt. Die Zahl in der Vorschau ist genau für diesen Moment da: Kommen dir die Belege bekannt vor, weil sie schon in Lexware liegen, ist das Datum zu früh. Der zweite klassische Fehler ist leiser: neben der Anbindung weiter jeden Monat das ZIP an die Kanzlei schicken. Auch dann wird doppelt gebucht.

Welchen Lexware-Tarif brauche ich? Die Public API gibt es bei Lexware ab dem Tarif XL. Mit kleineren Tarifen lässt sich die Verbindung nicht herstellen.

Kann ich in Lexware Office weiter Rechnungen schreiben? Ja, aber die kommen nicht in die App. Gib ihnen dann einen eigenen Nummernkreis, damit nie zwei Rechnungen dieselbe Nummer tragen.

Wo sehe ich, ob ein Beleg in Lexware angekommen ist? Unter „Übertragungen“ auf der Einstellungsseite und direkt an der Rechnung oder am Eingangsbeleg: Dort steht zum Beispiel „Lexware Office: übertragen am 3.11.2026“.

Kann ich nur Rechnungen übertragen und Eingangsbelege weiter per ZIP schicken? Ja, die Schalter „Rechnungen“, „Eingangsbelege“ und „Zahlungen zurück“ stehen einzeln. Ein ausgeschalteter Bereich geht nicht nach Lexware; Eingangsbelege gibst du dann wie gewohnt mit dem Monats-ZIP an die Kanzlei.

Was liest die App aus meinem Lexware-Konto? Den Firmennamen und die Besteuerungsart, vorhandene Kontakte, damit keine doppelt entstehen, und die Belegliste mit Nummer, Datum, Betrag und Zahlungsstand – für den Doppelschutz und die Zahlungen. Beim ersten Beleg eines Kunden sucht sie nach einem gleichnamigen Kontakt; vollständig liest sie Kunden und Artikel nur, wenn du die Übernahme selbst anstößt.

Was passiert mit meinem Schlüssel? Er liegt verschlüsselt auf dem Server, wird nur für die Anbindung verwendet und nie wieder angezeigt. Beim Trennen löscht die App ihn; in Lexware bleibt er gültig, bis du ihn dort unter „Public API“ widerrufst oder löschst.

In HandwerkPapierlos verbindest du Lexware Office einmal unter „Mehr“ › „Lexware Office“ mit deinem eigenen Schlüssel, danach gehen festgeschriebene Rechnungen und geprüfte Eingangsbelege samt Datei von selbst hinüber. Du schreibst Angebot, Auftrag und Rechnung weiter auf der Baustelle oder im Büro, fotografierst Bons, lässt sie auslesen und prüfst sie – ohne einen Beleg doppelt zu erfassen.

Zahlungen, die du in Lexware zu übertragenen Rechnungen buchst, kommen in die App zurück, und deine offenen Posten bleiben näher an der Wirklichkeit. Kunden und Artikel holst du mit zwei Schritten aus Lexware herein. Unter „Übertragungen“ siehst du jederzeit, was drüben ist, und an jeder Rechnung steht, wann sie übertragen wurde. Läuft dein Schlüssel ab, erinnert dich die App rechtzeitig.

Lexware Office ist eine Marke der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.