Handwerkersoftware wechseln, ohne etwas zu verlieren

Die meisten Betriebe schieben den Wechsel auf, weil sie an einen Umzug denken: jeden Kunden neu anlegen, jede alte Rechnung nachtragen, alles auf einmal. So läuft ein Umstieg aber nicht. Du nimmst mit, womit du weiterarbeitest, und lässt den Rest dort, wo er ordentlich abgelegt ist.

Mitnehmen heißt dabei: Kunden und Kontakte als Stammdaten, mit denen du ab morgen Angebote schreibst, und alte Belege als Archiv zum Nachschlagen. Nicht mitnehmen musst du die Buchhaltung, die offenen Posten und das amtliche Archiv deines alten Programms. Die bleiben, wo sie sind, bis die Fristen abgelaufen sind.

Die Faustregel: Alles, was du im Alltag brauchst, gehört in die neue App. Alles, was nur noch für Finanzamt und Steuerberater da ist, bleibt im alten System und wird dort aufbewahrt. Die Tabelle zeigt, wie das für die üblichen Daten aussieht.

Eine Kundenliste aus Excel ist schnell exportiert, aber sie sagt wenig. Die alten Rechnungen als PDF dagegen zeigen, was du bei wem gemacht hast, mit welchen Positionen und zu welchem Preis. Ruft Familie Musterberger zwei Jahre nach der neuen Unterverteilung wegen einer Steckdose im Keller an, siehst du in Sekunden, was damals verbaut wurde – ohne das alte Programm zu starten.

Fast jedes Rechnungsprogramm kann seine Belege als PDF ausgeben, oft als Sammelexport oder als ZIP-Datei. Exportiere mindestens die letzten zwei, drei Jahre. Das sind die Kunden, die wieder anrufen. Wichtig: Das PDF, das du damals verschickt hast, ist das Original. Es bleibt unverändert und wird beim Einlesen nicht neu erzeugt.

Mit dem Wechsel endet keine Frist. Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahrst du seit 2025 acht Jahre auf, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie angenommene Angebote sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Dazu kommt eine Regel, die beim Umstieg oft übersehen wird: Nach einem Wechsel des Programms darf das Finanzamt noch fünf volle Kalenderjahre lang Einblick in das alte System verlangen oder die Daten dort auswerten lassen. Erst danach reicht es, die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Wer das alte Programm sofort kündigt und den Zugang verliert, hat bei einer Prüfung ein Problem.

Wie du das konkret löst – Lesezugang behalten, vollständiger Export, Übergabe an den Steuerberater –, klärst du einmal mit deinem Steuerberater, bevor du kündigst. Das Einlesen in die neue App ist eine Arbeitshilfe zum Nachschlagen, kein Ersatz für dieses Archiv.

Eine Rechnungsnummer muss einmalig sein. Eine lückenlose Reihe über beide Programme hinweg verlangt niemand, mehrere Nummernkreise sind erlaubt. Ein neuer Nummernkreis ab dem Wechsel ist deshalb in Ordnung – solange keine Nummer zweimal vorkommt.

Genau da liegt die Falle: Zählt das neue Programm bei 1 los und stand das alte bei 617, gibt es irgendwann zwei Rechnungen mit derselben Nummer, eine alte und eine neue. Am einfachsten setzt du die erste Nummer im neuen Programm hinter die letzte alte. War die letzte RE-2025-0617, beginnst du neu mit 618 oder mit einem eigenen Präfix, das sich vom alten unterscheidet. Für Angebote gilt dasselbe, auch wenn es dort nicht vorgeschrieben ist: Doppelte Angebotsnummern sorgen beim Kunden für Verwirrung.

Am saubersten ist ein Stichtag zum Monats-, Quartals- oder Jahresanfang. Dann gehören alle Rechnungen bis zum Stichtag ins alte Programm, alle danach ins neue, und dein Steuerberater bekommt für jeden Zeitraum die Daten aus genau einem System. Sprich ihn vorher an: Er muss wissen, woher ab wann die Belege kommen, etwa für den DATEV-Export.

Eine kurze Übergangszeit mit beiden Programmen ist normal. Neue Angebote und Rechnungen schreibst du ab dem Stichtag nur noch neu, offene Rechnungen aus dem alten Programm bringst du dort zu Ende. Nach vier bis acht Wochen sind die meisten bezahlt, und das alte Programm brauchst du nur noch zum Nachschlagen.

Ein Umstieg muss den Betrieb nicht aufhalten. Plane ihn als Woche mit je einer halben Stunde am Abend, nicht als Wochenende im Büro. So sieht ein bewährter Ablauf aus.

Elektriker Stefan Bauer will mit dem alten Programm abschließen. Er tippt seine 40 wichtigsten Kunden in die neue App, kündigt das alte Abo zum Monatsende und löscht den Zugang. Zwei Fehler auf einmal: Der Rest der Kunden fehlt, und mit dem Abo sind auch seine alten Rechnungen weg.

Im Frühjahr ruft die Hausverwaltung Neumann an, weil im Treppenhaus eine Leuchte flackert, die Bauer vor einem Jahr verbaut hat. Welche Leuchte, zu welchem Preis, mit welcher Garantie – das steht nur in der alten Rechnung. Zwei Jahre später kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an und will die Rechnungen von 2025 sehen. Hätte Bauer die PDFs mitgenommen und den Zugang zum alten Programm behalten, wären beide Anrufe in zehn Minuten erledigt gewesen.

Rechne einmal mit deinen Zahlen. Wer 250 Kunden von Hand anlegt, braucht bei zwei Minuten je Kunde gut acht Stunden – und tippt sich dabei verlässlich bei Hausnummern und E-Mail-Adressen. Eine Liste einzulesen dauert Minuten, das Prüfen je nach Zustand der Liste etwas länger.

Bei den alten Rechnungen ist der Unterschied noch größer: Abtippen lohnt sich gar nicht, nachschlagen schon. Ein Anruf, bei dem du die alte Rechnung nicht findest, kostet dich nicht nur Zeit, sondern oft einen Termin vor Ort, nur um nachzusehen, was verbaut ist.

Muss ich alle alten Rechnungen in die neue App holen? Nein. Aufbewahrt werden sie im alten Programm. Mitnehmen lohnt sich für die Jahre, in denen Kunden noch anrufen – meist die letzten zwei bis drei.

Kann ich eine alte Rechnung in der neuen App ändern oder mahnen? Nein, und das ist Absicht. Eine alte Rechnung ist abgeschlossen. Was noch offen ist, bringst du im alten Programm zu Ende, damit dieselbe Forderung nicht in zwei Systemen steht.

Was ist mit Rechnungen, die nur auf Papier existieren? Die kannst du einscannen und als PDF einlesen. Bei einem Scan ohne Text liest eine KI die Angaben aus – das solltest du Zeile für Zeile prüfen.

Darf ich das alte Programm nach dem Umstieg kündigen? Erst wenn geklärt ist, wie du die Daten bis zum Ende der Fristen zugänglich hältst. Das besprichst du mit deinem Steuerberater.

In HandwerkPapierlos ziehst du unter „Belege einlesen“ alles auf einmal hinein: die Kundenliste aus Excel oder CSV, Kontakte aus Outlook, vom iPhone oder von Google, Exporte aus lexoffice oder sevDesk, alte Rechnungen und Angebote als PDF oder E-Rechnung – auch als ZIP. Die App ordnet die Spalten der Liste zu und liest Nummer, Datum, Beträge und Kunde aus dem Text der PDFs. Was dort fehlt – bei Scans alles –, ergänzt eine KI, wenn du zugestimmt hast. Gehört eine Rechnung zu einem Kunden aus der Liste, wird sie ihm zugeordnet statt doppelt angelegt.

Bevor etwas geschrieben wird, siehst du jede Zeile: was erkannt wurde, was fehlt, was du korrigieren oder weglassen willst. Erst „Jetzt übernehmen“ legt die Kunden an. Die alten Rechnungen stehen danach als „Eingelesen“ in deiner Rechnungsliste, mit dem mitgebrachten PDF als Original – zum Nachschlagen, nie offen und nie gemahnt. Ein altes Angebot führst du mit einem Tipp als neues Angebot weiter. Ging etwas schief, nimmst du den Durchgang zurück, solange noch nichts daran weitergearbeitet wurde.