Wiederkehrende Rechnungen im Handwerk

Eine wiederkehrende Rechnung ist eine ganz normale Rechnung, die in festen Abständen mit gleichem Inhalt neu entsteht: jeden Monat die Hausmeisterpauschale, jedes Quartal die Wartungspauschale, einmal im Jahr die Gebühr für den Bereitschaftsvertrag. Mit einer Abschlagsrechnung hat das nichts zu tun. Dort zahlt der Kunde Teile einer Gesamtleistung an, hier wird jeder Zeitraum für sich abgerechnet und ist damit erledigt.

Daneben gibt es die Dauerrechnung: ein Vertrag, der alle Rechnungsangaben enthält und zusammen mit dem Zahlungsbeleg als Rechnung gilt – bei Mieten üblich. Das spart Papier, bis sich etwas ändert. Steigt der Preis oder der Steuersatz, muss der Vertrag angepasst werden. Eine eigene Rechnung je Zeitraum ist im Handwerk meist der übersichtlichere Weg.

Für den Kunden – und für seinen Vorsteuerabzug – ist jede Monatsrechnung eine vollständige Rechnung. Gleich bleiben darf der Inhalt, nicht die Pflichtangaben.

Der Zeitraum ist die Angabe, die am häufigsten fehlt. Ohne ihn lässt sich die Rechnung keinem Monat zuordnen, und beim Geschäftskunden fällt sie spätestens in dessen Buchhaltung auf. Ein Zusatz im Titel wie „Hausmeisterdienst · März 2026“ hilft zusätzlich, die Zahlung zuzuordnen.

Im Voraus heißt: Die Rechnung entsteht am ersten Tag des Zeitraums, der Kunde zahlt, bevor die Leistung erbracht ist. Das ist bei Pauschalen üblich, schont deine Liquidität und passt zu Kunden, die per Dauerauftrag zahlen. Nachträglich heißt: Die Rechnung entsteht nach dem Ende des Zeitraums – sinnvoll, wenn sich der Umfang noch ändern kann oder der Kunde erst nach erbrachter Leistung zahlen will.

Steuerlich hat die Wahl eine Folge, die du kennen solltest: Wer im Voraus kassiert, schuldet die Umsatzsteuer in der Regel schon für den Monat, in dem das Geld eingeht. Das klärst du einmal mit deinem Steuerberater, bevor du zwanzig Verträge umstellst.

Und ein praktischer Tipp: Lass den Rhythmus am Ersten des Monats beginnen. Ein Beginn am 31. kollidiert in jedem kürzeren Monat mit dem Kalender, und die Zeiträume werden unübersichtlich.

Ein Garten- und Landschaftsbauer pflegt für eine Hausverwaltung zwölf Wohnanlagen zur Monatspauschale. Die Rechnungen schreibt die Chefin am Monatsende aus einer Word-Vorlage. Im August ist sie im Urlaub, im September fällt es niemandem auf. Erst im Januar meldet sich die Verwaltung, weil ihr Jahresabschluss nicht aufgeht – und zwei Monate auf einmal will sie jetzt nicht mehr ohne Rückfrage zahlen.

Der zweite Klassiker ist die kopierte Rechnung. Aus der Datei vom Vormonat wird mit „Speichern unter“ die neue – mit der alten Nummer oder dem alten Zeitraum. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind ein Fehler, den du nur per Storno sauber auflöst.

Der dritte ist der blinde Automatismus. Programme, die Rechnungen ungeprüft verschicken, schicken auch dann weiter, wenn der Vertrag gekündigt, der Kunde umgezogen oder der Preis längst erhöht ist. Ein kurzer Blick vor dem Stellen kostet eine Minute, eine Korrektur samt Storno deutlich mehr.

Rechne mit echten Zahlen. 15 Pauschalen zu je 180 Euro netto sind 2.700 Euro im Monat und 32.400 Euro im Jahr. Gehen davon zwei Monate unter oder werden erst Monate später nachgereicht, fehlen 5.400 Euro – oder sie kommen so spät, dass der Kunde sie nur noch nach Diskussion bezahlt.

Dazu kommt die Zeit. Fünf Minuten je Rechnung für Kopieren, Nummer anpassen, Zeitraum ändern und Prüfen sind bei 15 Kunden rund 15 Stunden im Jahr – für Arbeit, die sich jeden Monat wiederholt und keinen Kopf braucht. Diesen Teil sollte eine Software übernehmen, den Blick auf die fertige Rechnung nicht.

In HandwerkPapierlos legst du eine wiederkehrende Rechnung einmal an: Kunde, Positionen, Steuersatz und Zahlungsziel, dazu der Rhythmus – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich, im Voraus oder nachträglich, mit Beginn und auf Wunsch einem Ende. Eine bestehende Rechnung übernimmst du dafür mit einem Tippen als Vorlage.

Zu jedem Termin liegt dann ein fertiger Entwurf bereit, mit Leistungszeitraum und dem Monat im Titel, aber noch ohne Nummer. Du siehst ihn auf der Übersicht, prüfst ihn und stellst ihn selbst – erst dann bekommt er seine fortlaufende Nummer. Warst du ein paar Wochen nicht in der App, werden verpasste Termine nachgeholt, und jede Serie lässt sich pausieren oder beenden.