Wartungsprotokoll richtig ausfüllen

Ein Wartungsprotokoll hält fest, was gemacht und gemessen wurde. Es ist ausdrücklich keine Bescheinigung, dass die Anlage sicher ist – diese Zusage müsste der Betrieb gegenüber seinem Kunden vertreten, und sie geht weit über eine Wartung hinaus.

Der Unterschied ist praktisch, nicht theoretisch. Ein Protokoll mit Messwerten und Datum beantwortet die Frage „Was war der Zustand an diesem Tag?“. Ein Satz wie „Anlage in Ordnung“ ohne Werte beantwortet gar nichts und wird im Streitfall gegen den ausgelegt, der ihn geschrieben hat.

Ein gutes Protokoll passt auf eine Seite und lässt keine der folgenden Angaben offen.

Bei der Gasheizung sind es Abgastemperatur, Kohlenmonoxid, Kohlendioxid und Abgasverlust, dazu Vorlauf, Rücklauf und Anlagendruck. Bei der Wärmepumpe zählen stattdessen Quellentemperatur und der Kältekreis, bei der Lüftung Volumenstrom und Filterdruck.

Im Elektrobereich sind es Isolationswiderstand, Schleifenimpedanz und die Auslösezeit des Fehlerstromschutzschalters. In der Kältetechnik Füllmenge und Dichtheit, bei der Trinkwasserprüfung die Temperaturen an Warmwasser, Zirkulation und Kaltwasser.

Was nicht gemessen wurde, bleibt leer. Eine gedruckte Null ist eine Messung, die nie stattgefunden hat – und genau die kann Jahre später niemand mehr erklären.

Die Unterschrift des Kunden bestätigt, dass die Arbeit stattgefunden hat und die Werte so aufgenommen wurden. Sie ist der Grund, warum der Kunde eine Kopie bekommt – ohne Beleg in seiner Hand ist sie wenig wert.

Danach wird am Protokoll nichts mehr geändert. Wer nachträglich eine Zahl geradezieht, hat am Ende ein unterschriebenes Dokument mit Werten, die der Kunde nie gesehen hat, und dem Beleg sieht man das nicht an. Fällt ein Fehler auf, gehört er in ein neues Protokoll mit Hinweis auf den Vorgang.

Zwei Jahre nach der letzten Wartung fällt der Wärmetauscher aus. Der Kunde erinnert sich, dass „damals schon etwas komisch war“, und will die Reparatur nicht zahlen. Liegt ein Protokoll mit Messwerten vor, ist die Sache in zwei Minuten geklärt: Die Werte lagen im Rahmen, die Sichtprüfung war ohne Befund, unterschrieben ist es auch.

Liegt keins vor, steht Aussage gegen Aussage – und der Betrieb sitzt am kürzeren Hebel, weil er die Wartung geschuldet hat. Dasselbe gilt gegenüber dem Hersteller: Ohne dokumentierte Wartung wird aus einem Garantiefall schnell ein Kulanzgespräch.

Der dritte Fall ist der ärgerlichste, weil er vermeidbar ist: Das Protokoll existiert, liegt aber als Zettel im Fahrzeug und ist nach einem halben Jahr nicht mehr auffindbar. Für den Nachweis ist es damit dasselbe, als hätte es nie eins gegeben.

Die Prüfpunkte und Messfelder richten sich nach der Anlagenart: Die Gastherme bekommt Abgas und Hydraulik, die Elektroanlage Isolationswiderstand und Auslösezeit, eine Sonderanlage frei benannte Werte. Nicht gemessene Felder bleiben leer und tauchen im Kundendokument gar nicht erst auf.

Der Kunde unterschreibt auf dem Display, das Protokoll wird damit festgeschrieben und lässt sich nicht mehr ändern. Er bekommt es als PDF mit Anlage, Werten, Prüfpunkten und Unterschrift; im Betrieb steht dasselbe Dokument beim Kunden und an der Anlage. Aus dem abgeschlossenen Protokoll entsteht die Rechnung, und die Fälligkeit des Vertrags rückt automatisch weiter.