Ein Wartungsvertrag bringt Umsatz, der nicht jedes Mal neu verkauft werden muss. Er trägt aber nur, wenn Leistungsumfang, Turnus und Preis eindeutig festgehalten sind. Hier steht, was hineingehört, wo Betriebe regelmäßig Geld liegen lassen und wann sich der Aufwand rechnet.
Wartung ist die planbare Instandhaltung – Reparatur und Notdienst sind eigene Leistungen und gehören getrennt vereinbart.
Ohne eindeutige Anlage samt Seriennummer weiß später niemand, was der Vertrag überhaupt abdeckt.
Der Turnus zählt üblicherweise ab der letzten durchgeführten Wartung, nicht ab Vertragsbeginn.
40 Verträge zu 189 Euro sind rund 7.500 Euro Grundlast im Jahr – planbar und unabhängig vom Auftragseingang.
Wartung ist nicht Reparatur
Wartung heißt: Die Anlage wird in festen Abständen geprüft, gereinigt und eingestellt, damit sie weiterläuft. Reparatur heißt: Etwas ist kaputt und wird instand gesetzt. Beides in einen Topf zu werfen ist der häufigste Fehler – und der teuerste, weil der Kunde dann jede Störung für abgedeckt hält.
Ein Wartungsvertrag sollte deshalb ausdrücklich sagen, was er umfasst und was nicht. Üblich ist: Wartung inklusive Kleinmaterial ist enthalten, Ersatzteile und Arbeitszeit für Störungsbeseitigung werden gesondert berechnet. Wer zusätzlich Notdienst und Reaktionszeiten zusagt, macht daraus eine eigene, bepreiste Zusage.
Was in den Vertrag gehört
Die meisten Streitfälle entstehen nicht aus bösem Willen, sondern weil eine dieser Angaben fehlt. Sie passen zusammen auf eine Seite.
Die Anlage eindeutig: Hersteller, Typ, Seriennummer und Standort im Gebäude
Der Leistungsumfang je Wartung – was geprüft, gereinigt und gemessen wird
Der Turnus in Monaten und woran er hängt (in der Regel die letzte Wartung)
Der Preis, ob Anfahrt enthalten ist und wie er angepasst wird
Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist
Wer Zugang zur Anlage verschafft und in welchem Zeitfenster gewartet wird
Turnus, Fälligkeit und die stille Falle
Rechne die nächste Fälligkeit ab der letzten durchgeführten Wartung, nicht ab Vertragsbeginn. Sonst schiebt sich der Termin mit jedem Jahr weiter nach vorn: Der Kunde war im Mai dran, gewartet wurde im Juli, und im nächsten Jahr steht wieder der Mai im Kalender.
Bei mehreren Anlagen beim selben Kunden lohnt ein Vertrag je Anlage statt eines Sammelvertrags. Die Lüftung will halbjährlich, die Therme jährlich, der Kessel im Nebenhaus alle zwei Jahre – in einem einzigen Vertrag mit einem einzigen Turnus geht genau das unter, wofür der Kunde bezahlt.
Ein Betrieb übernimmt 60 Verträge von einem Kollegen, der aufhört. Die Liste enthält Kundennamen, Preise und ein Datum – aber keine Seriennummern. Beim ersten Einsatz steht der Monteur vor zwei Thermen im Haus und weiß nicht, welche gemeint ist. Beim dritten Kunden stellt sich heraus, dass die Anlage vor zwei Jahren getauscht wurde.
Der zweite Klassiker ist der Preis ohne Anpassung. Ein Vertrag über zehn Jahre mit 149 Euro war 2016 auskömmlich und ist es heute nicht mehr. Ohne vereinbarte Anpassung bleibt nur, den Vertrag zu kündigen und neu zu verhandeln – was regelmäßig den Kunden kostet.
Der dritte: Die Kündigungsfrist läuft still. Wer sie nicht im Blick hat, verlängert automatisch zu Konditionen, die längst nicht mehr passen. Eine Frist gehört an dieselbe Stelle wie die Fälligkeit – in die Liste, auf die man montags schaut.
Rechnet sich das für den Betrieb?
Rechne mit echten Zahlen statt mit Prozenten. 40 Wartungsverträge zu 189 Euro sind 7.560 Euro im Jahr, die nicht jedes Mal neu verkauft werden müssen. Brauchst du je Wartung 75 Minuten inklusive Anfahrt, sind das rund 50 Arbeitsstunden – gut zwei Wochen, die sich planen lassen.
Der eigentliche Wert liegt daneben: Wer regelmäßig an der Anlage ist, findet den Verschleiß vor dem Ausfall. Aus dem Wartungstermin werden Ersatzteil, Reparatur und irgendwann der Austausch – Aufträge, die sonst beim nächstbesten Anbieter landen.
Dagegen steht der Aufwand für die Verwaltung. Vierzig Fälligkeiten im Kopf zu behalten funktioniert nicht; drei vergessene Termine im Jahr kosten mehr als die Zeit, die eine saubere Liste braucht.
Verträge und Fälligkeiten in HandwerkPapierlos
Anlagen legst du mit Hersteller, Typ, Seriennummer und Standort an – das ist die Angabe, mit der später das Ersatzteil bestellt wird. Der Wartungsvertrag hängt an genau dieser Anlage, mit Turnus von vierteljährlich bis alle vier Jahre.
Die Fälligkeitsliste beantwortet die Frage, für die es sie gibt: wen muss ich diese Woche anrufen? Sie rechnet ab der letzten durchgeführten Wartung, zeigt Überfälliges zuerst und lässt sich nach Kunde, Gerät oder Seriennummer durchsuchen. Aus dem Termin heraus öffnest du das Protokoll, aus dem Protokoll entsteht die Rechnung – ohne den Vorgang ein zweites Mal einzutippen.
Quellen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Die Links öffnen in einem neuen Tab.
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