Nachkalkulation: Hat sich der Auftrag gelohnt?

Vor dem Angebot schätzt du, wie viele Stunden und wie viel Material ein Auftrag braucht. Das ist die Vorkalkulation, und sie ist immer eine Annahme. Die Nachkalkulation vergleicht diese Annahme mit dem, was wirklich passiert ist: Wie viel wurde abgerechnet, wie viel Material ging drauf, wie viele Stunden stehen auf dem Auftrag.

Es geht dabei nicht um Buchhaltung und nicht um den Jahresabschluss. Die Nachkalkulation ist ein Werkzeug für dein nächstes Angebot. Wer weiß, dass Bäder im Altbau regelmäßig zwanzig Prozent länger dauern als gedacht, kalkuliert das nächste anders.

Eine einfache Nachkalkulation kommt mit drei Werten aus: dem abgerechneten Betrag netto, also allen Rechnungen zum Auftrag ohne Umsatzsteuer, dem Material zum Einkaufspreis und den Arbeitsstunden, die auf den Auftrag gebucht sind. Zieht man das Material vom abgerechneten Betrag ab, bleibt der Rohertrag.

Aus dem Rohertrag zahlst du Löhne, Fahrzeuge, Werkstatt, Versicherungen und am Ende deinen Gewinn. Teilst du ihn durch die Stunden, bekommst du den Rohertrag je Stunde. Diese Zahl vergleichst du mit deinem Stundenverrechnungssatz – dem Betrag, den eine Stunde mindestens bringen muss, damit alle Kosten gedeckt sind.

Ein Beispiel: Ein Badumbau wurde mit 14.800 Euro netto abgerechnet. Das Material hat im Einkauf 5.200 Euro gekostet, auf dem Auftrag stehen 160 Stunden. Der Rohertrag liegt bei 9.600 Euro, je Stunde also bei 60 Euro. Rechnest du mit einem Stundensatz von 62 Euro, hat der Auftrag seine Kosten knapp nicht gedeckt.

Interessant wird es, wenn du die Abweichung suchst. Typische Ursachen lassen sich schnell prüfen.

Ein Trockenbauer rechnet seine Aufträge nach und ist zufrieden: Fast alle liegen deutlich über dem Stundensatz. Erst bei genauerem Hinsehen fällt auf, dass ein Teil der Stunden nie auf den Aufträgen gelandet ist. Fahrten, Materialholen und die Nacharbeit im Folgemonat wurden als „allgemein“ gebucht oder gar nicht.

Rechnet man diese Stunden zurück auf die Aufträge, fallen zwei davon unter den Stundensatz. Die Nachkalkulation war nicht falsch, aber sie hat mit unvollständigen Zahlen gerechnet. Deshalb gilt: Erst die Zeiterfassung sauber machen, dann nachrechnen. Und Nacharbeit aus der Gewährleistung wird genauso erfasst, auch wenn niemand sie bezahlt – sonst sieht niemand, was sie kostet.

Du musst nicht jeden Kleinauftrag nachkalkulieren. Lohnend sind Festpreis-Aufträge, große Projekte und Arbeiten, die du selten machst. Eine Viertelstunde je Auftrag reicht, wenn die Zahlen schon erfasst sind.

Der Ertrag ist erheblich: Findest du bei 250.000 Euro Jahresumsatz eine Auftragsart, die regelmäßig fünf Prozent unter dem Soll liegt, und machst sie ein Drittel des Umsatzes aus, sind das gut 4.000 Euro im Jahr, die du mit angepassten Preisen zurückholst.

In HandwerkPapierlos zeigt die Auswertung „Projekt-Ergebnis“ für jedes Projekt, was abgerechnet wurde, was das Material im Einkauf gekostet hat, wie viele Stunden gebucht sind und welcher Rohertrag bleibt – insgesamt und je Stunde. Entwürfe und stornierte Rechnungen zählen nicht mit. Liegt ein abgeschlossenes Projekt unter dem Stundensatz aus deinen Firmendaten, ist es markiert.

Die Zahlen entstehen nebenbei: Stunden stempelt das Team direkt aufs Projekt, Material wird mit Einkaufspreis erfasst. Nacharbeit legst du als eigenes Projekt der Art „Gewährleistung“ an, damit sie nicht als offener Umsatz erscheint, ihre Stunden aber sichtbar bleiben.