Eine gute Handwerkersoftware schreibt Angebote und Rechnungen, erfasst Zeiten und Material und läuft auch auf der Baustelle ohne Netz. Beim Vergleich unterscheiden sich die Anbieter aber weniger in der Funktionsliste als im Preismodell, im Offline-Verhalten und darin, was nach der Testphase passiert. Hier stehen die Kriterien, die den Unterschied machen, und ein Testplan für eine Woche.
Entscheidend ist nicht die Funktionsliste, sondern ob Angebot, Zeiten, Projekt und Rechnung zusammenhängen oder in getrennten Programmen liegen.
Prüfe das Preismodell auf den Monatsbeitrag für deine echte Betriebsgröße: Grundpreis, Preis je Nutzer und Aufpreise für Module.
Offline-Betrieb, E-Rechnung und Übergabe an den Steuerberater sind die Punkte, an denen billige Lösungen später teuer werden.
Teste mit einem echten Auftrag und im Flugmodus, nicht mit der Demo des Anbieters.
Rechnungsprogramm oder Handwerkersoftware?
Ein Rechnungsprogramm schreibt Rechnungen, mehr nicht. Handwerkersoftware deckt den ganzen Weg ab: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Zeiten und Material auf dem Projekt, Abnahme, Rechnung und die Übergabe an den Steuerberater. Der Unterschied zeigt sich im Alltag: Ein Rechnungsprogramm weiß nicht, welche Stunden auf dem Auftrag gebucht wurden, du tippst sie ab.
Eine Buchhaltung ist beides nicht. Die macht dein Steuerberater oder ein eigenes Programm, die Software übergibt ihnen nur die Belege und Buchungen. Wie gut diese Übergabe klappt, ist ein eigenes Kriterium.
Neun Kriterien, die den Unterschied machen
Fast jede Software hat Angebote und Rechnungen. Die Unterschiede liegen bei den Punkten, die du erst im Betrieb bemerkst. Diese Fragen stellst du jedem Anbieter, bevor du dich festlegst.
Kriterien für den Vergleich von Handwerkersoftware| Kriterium | Was du fragen solltest | Warum es zählt |
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| Preismodell | Wie setzt sich der Beitrag aus Grundpreis, Nutzern und Modulen zusammen? | Aus dem Einstiegspreis wird schnell das Doppelte |
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| Offline-Betrieb | Kann ich ohne Netz Angebote, Zeiten und Fotos erfassen? | Auf der Baustelle ist der Empfang oft schlecht |
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| E-Rechnung | Kann ich E-Rechnungen senden und empfangen, in welchem Format? | Empfangen müssen Betriebe sie schon, Senden wird schrittweise Pflicht |
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| Festschreiben und Storno | Sind gestellte Rechnungen unveränderbar, und wie korrigiere ich sie? | Nachträgliches Ändern ist bei Rechnungen nicht erlaubt |
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| Steuerberater | Welche Übergabe gibt es: DATEV, Belege als Archiv? | Entscheidet, wie viel dein Steuerberater nacharbeiten muss |
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| Zeiten und Projekte | Landen Stunden und Material automatisch auf dem Projekt? | Sonst tippst du abends alles ein zweites Mal |
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| Datenhaltung | Wo stehen die Server, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? | Es sind Kundendaten, auch die deiner Kunden |
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| Testphase und Kündigung | Brauche ich eine Karte, wie lange läuft der Vertrag? | Lange Laufzeiten halten dich bei schlechter Passung fest |
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| Datenexport | Bekomme ich meine Daten wieder heraus? | Sonst bist du beim Wechsel eingesperrt |
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Was Handwerkersoftware kostet
Die Preise reichen von wenigen Euro bis zu mehreren hundert Euro im Monat, aber der Vergleich der Einstiegspreise führt in die Irre. Entscheidend ist das Modell dahinter: Einige Anbieter verlangen einen Grundpreis plus einen Betrag je Nutzer, andere verkaufen Module einzeln, wieder andere einen Tarif nach Nutzerzahl mit allen Funktionen.
Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen, nicht mit denen eines bestimmten Anbieters: Ein Betrieb mit sechs Leuten bekommt Angebot A mit 19 Euro Grundpreis, 8 Euro je Nutzer und jeweils einem Modul für Zeiten (12 Euro), Projekte (15 Euro) und E-Rechnung (9 Euro). Das sind 19 plus 48 plus 36, also 103 Euro im Monat. Angebot B kostet pauschal 89 Euro mit allem. A wirkt mit 19 Euro günstiger, bis du die Module dazubuchst. Rechne deshalb immer mit deiner echten Nutzerzahl und den Modulen, die du wirklich brauchst.
Ein Installateur mit vier Mitarbeitern wählt das günstigste Rechnungsprogramm. Nach drei Monaten braucht er Zeiterfassung, weil die Stundenzettel auf Papier verloren gehen. Die kostet in einem zweiten Programm extra, und die Stunden liegen jetzt in einem anderen System als die Rechnungen. Jeden Freitag überträgt er sie von Hand.
Ein zweiter Fall passiert auf der Baustelle: Das Programm lädt Kundendaten nur online. Im Keller ohne Empfang kann er weder das Angebot ansehen noch Fotos zuordnen. Beides lässt sich vermeiden, wenn du vor dem Kauf den Alltag durchspielst statt die Funktionsliste zu lesen.
So testest du in einer Woche
Nimm einen echten Auftrag und geh ihn von Anfang bis Ende durch. Eine Demo mit Musterdaten zeigt dir nur, was der Anbieter zeigen will. Plane für den Test eine Woche ein, damit auch ein Arbeitstag auf der Baustelle dabei ist.
Angebot schreiben, in einen Auftrag und danach in eine Rechnung umwandeln
Stunden und Material vom Handy auf das Projekt buchen, ein Kollege macht dasselbe
Flugmodus an: Weiterarbeiten, danach prüfen, ob alles ankommt
Eine E-Rechnung senden und eine empfangene einlesen
Den Export für den Steuerberater erzeugen und ihm kurz zeigen
Die Kündigung suchen: Wo findest du sie, was kostet der Ausstieg?
Ein Tarif, alle Funktionen, monatlich kündbar
HandwerkPapierlos ist nach Nutzerzahl gestaffelt: Starter für bis zu zwei Nutzer kostet 29 Euro im Monat, Pro für bis zu fünf 69 Euro, Team für bis zu zwölf 149 Euro. Alle drei haben denselben Funktionsumfang, es gibt keine Module zum Dazubuchen. Die Testphase dauert sieben Tage ohne Kreditkarte, danach wird nichts automatisch abgebucht, und der Tarif ist monatlich kündbar.
Angebote, Zeiten, Material, Fotos und Rechnungen arbeitest du am Handy auch ohne Netz, sie gleichen sich später ab. Gestellte Rechnungen sind unveränderbar festgeschrieben und werden per Storno korrigiert. E-Rechnungen sendest und empfängst du als XRechnung und ZUGFeRD, für den Steuerberater gibt es einen DATEV-Buchungsstapel. Die Server stehen in Deutschland.
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Dieser Beitrag gibt allgemeine, praktische Hinweise und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall hilft dir dein Steuerberater weiter. Für die Inhalte verlinkter Seiten sind deren Betreiber verantwortlich.