GoBD für Handwerker

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Vereinfacht gesagt geht es darum, dass steuerlich relevante Belege nachvollziehbar entstehen, nachträglich nicht heimlich verändert werden können und über die vorgeschriebene Frist erhalten bleiben.

Für einen kleinen Handwerksbetrieb heißt das nicht, dass eine aufwendige Buchhaltungssoftware nötig wäre. Wichtig ist, dass die Werkzeuge, mit denen Rechnungen entstehen, diese Grundsätze einhalten – vor allem die Unveränderbarkeit gestellter Belege.

Sobald eine Rechnung an den Kunden gestellt ist, gilt sie als festgeschrieben und darf inhaltlich nicht mehr geändert werden. Das schützt beide Seiten: Der Kunde kann sich darauf verlassen, dass die Rechnung, die er bekommen hat, nicht nachträglich eine andere wird, und der Betrieb ist vor dem Vorwurf geschützt, Belege im Nachhinein frisiert zu haben.

Praktisch bedeutet das: Auch die Nummerierung muss lückenlos und fortlaufend sein. Eine Lücke oder eine doppelt vergebene Nummer fällt bei einer Prüfung sofort auf und wirft Fragen auf, die sich leicht vermeiden lassen.

Ist auf einer bereits gestellten Rechnung etwas falsch – ein falscher Betrag, eine falsche Position – wird die Rechnung nicht überschrieben oder gelöscht. Stattdessen wird sie über eine Stornorechnung aufgehoben und anschließend eine neue, korrekte Rechnung erstellt. So bleibt die gesamte Kette nachvollziehbar: Man sieht, dass es die erste Rechnung gab, dass sie storniert wurde und welche Rechnung an ihre Stelle getreten ist.

Dieser Umweg wirkt auf den ersten Blick umständlich, ist aber genau der Punkt: Nichts verschwindet spurlos, jede Korrektur ist dokumentiert. Genau das verlangen die GoBD.

Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und im ursprünglichen Zustand nachvollziehbar bleiben. Ein Stapel Papierrechnungen im Ordner erfüllt das ebenso wie eine saubere digitale Ablage – solange nichts nachträglich verändert werden kann und alles auffindbar bleibt.

Die Fristen hängen davon ab, um was für eine Unterlage es sich handelt – und sie beginnen jeweils erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist:

Der Punkt, der digitale Aufzeichnungen von einem Aktenordner unterscheidet: Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf die Daten selbst zugreifen, nicht nur auf Ausdrucke. Es kann verlangen, dass du die Auswertung am Bildschirm zeigst, dass es selbst im System liest – oder dass du die Daten auf einem Datenträger herausgibst.

Für dich heißt das zweierlei. Erstens: Wer digital arbeitet, muss die Daten auch digital vorlegen können; ein Papierausdruck erfüllt diese Pflicht nicht. Zweitens: Das Programm, mit dem du arbeitest, sollte einen Export können, der genau das liefert – sonst wird die Prüfung zur Bastelarbeit.

Das ist übrigens auch beim Anbieterwechsel der Maßstab: Wenn du deine Daten nicht in einem gängigen Format herausbekommst, sind sie faktisch beim Anbieter gefangen.

HandwerkPapierlos ist von Grund auf so gebaut, dass gestellte Rechnungen festgeschrieben und damit unveränderbar sind. Eine Korrektur läuft geführt über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, die Nummerierung bleibt lückenlos, und auch beim Abgleich zwischen mehreren Geräten wird ein festgeschriebener Beleg nicht nachträglich angetastet. So hältst du diese Grundsätze ein, ohne selbst daran denken zu müssen.

Für den Prüfungsfall aus dem vorigen Abschnitt gibt es den GoBD-Export: Du wählst einen Monatsbereich oder gleich alle Jahre, und du bekommst ein ZIP mit einer Index-Datei und CSV-Dateien zu Rechnungen, Positionen und den übrigen Belegdaten – das Paket, das dein Steuerberater oder der Prüfer erwartet. Weil es aus den festgeschriebenen Belegen auf dem Server erzeugt wird, braucht dieser eine Schritt eine Internetverbindung.

Unabhängig davon kommst du jederzeit an einen vollständigen Datenexport. Deine Daten bleiben deine Daten – auch dann, wenn du eines Tages zu einem anderen Anbieter wechseln willst.