GoBD klingt nach einem Thema für große Buchhaltungsabteilungen – betrifft aber jeden Betrieb, der Rechnungen stellt. Dahinter stehen ein paar nachvollziehbare Grundsätze dazu, wie Belege entstehen, unverändert bleiben und aufbewahrt werden. Hier steht in Klartext, was das für einen kleinen Handwerksbetrieb bedeutet und warum eine gestellte Rechnung nicht einfach nachträglich geändert werden darf.
Die GoBD sind die Grundsätze dafür, wie steuerlich relevante Unterlagen erfasst, unverändert gehalten und aufbewahrt werden.
Eine einmal gestellte Rechnung darf nicht mehr verändert werden – ein Fehler wird über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung korrigiert.
Belege müssen über die Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert nachvollziehbar bleiben.
Wer von Anfang an mit einem System arbeitet, das gestellte Belege festschreibt, erfüllt diese Grundsätze automatisch.
Was hinter den GoBD steckt
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form. Vereinfacht gesagt geht es darum, dass steuerlich relevante Belege nachvollziehbar entstehen, nachträglich nicht heimlich verändert werden können und über die vorgeschriebene Frist erhalten bleiben.
Für einen kleinen Handwerksbetrieb heißt das nicht, dass eine aufwendige Buchhaltungssoftware nötig wäre. Wichtig ist, dass die Werkzeuge, mit denen Rechnungen entstehen, diese Grundsätze einhalten – vor allem die Unveränderbarkeit gestellter Belege.
Warum eine gestellte Rechnung unveränderbar ist
Sobald eine Rechnung an den Kunden gestellt ist, gilt sie als festgeschrieben und darf inhaltlich nicht mehr geändert werden. Das schützt beide Seiten: Der Kunde kann sich darauf verlassen, dass die Rechnung, die er bekommen hat, nicht nachträglich eine andere wird, und der Betrieb ist vor dem Vorwurf geschützt, Belege im Nachhinein frisiert zu haben.
Praktisch bedeutet das: Auch die Nummerierung muss lückenlos und fortlaufend sein. Eine Lücke oder eine doppelt vergebene Nummer fällt bei einer Prüfung sofort auf und wirft Fragen auf, die sich leicht vermeiden lassen.
Wie man einen Fehler richtig korrigiert
Ist auf einer bereits gestellten Rechnung etwas falsch – ein falscher Betrag, eine falsche Position – wird die Rechnung nicht überschrieben oder gelöscht. Stattdessen wird sie über eine Stornorechnung aufgehoben und anschließend eine neue, korrekte Rechnung erstellt. So bleibt die gesamte Kette nachvollziehbar: Man sieht, dass es die erste Rechnung gab, dass sie storniert wurde und welche Rechnung an ihre Stelle getreten ist.
Dieser Umweg wirkt auf den ersten Blick umständlich, ist aber genau der Punkt: Nichts verschwindet spurlos, jede Korrektur ist dokumentiert. Genau das verlangen die GoBD.
Aufbewahrung und Lesbarkeit
Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und im ursprünglichen Zustand nachvollziehbar bleiben. Ein Stapel Papierrechnungen im Ordner erfüllt das ebenso wie eine saubere digitale Ablage – solange nichts nachträglich verändert werden kann und alles auffindbar bleibt.
Wie lange genau aufbewahrt werden muss und welche Sonderfälle es gibt, hängt von der Art des Belegs ab. Die verbindliche Auskunft dazu gibt der Steuerberater; dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und keine Steuerberatung.
Festgeschrieben ab dem ersten Beleg
HandwerkPapierlos ist von Grund auf so gebaut, dass gestellte Rechnungen festgeschrieben und damit unveränderbar sind. Eine Korrektur läuft geführt über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung, die Nummerierung bleibt lückenlos, und auch beim Abgleich zwischen mehreren Geräten wird ein festgeschriebener Beleg nicht nachträglich angetastet. So hältst du diese Grundsätze ein, ohne selbst daran denken zu müssen.
Dieser Beitrag gibt allgemeine, praktische Hinweise und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall hilft dir dein Steuerberater weiter.