WhatsApp im Betrieb – und was besser passt

Gegen schnelle Nachrichten im Team spricht nichts. Ein Foto vom Zählerschrank spart dem Kollegen die Fahrt, eine kurze Frage zum Material den Anruf. Heikel wird es dort, wo dieser Austausch landet: in einem privaten Messenger auf privaten Handys, außerhalb jeder Ablage des Betriebs.

WhatsApp gleicht beim Einrichten das Adressbuch des Telefons ab, also auch die Nummern von Kunden, Lieferanten und Kollegen. Datenschutzbehörden sehen den Einsatz im Unternehmen deshalb seit Jahren kritisch. Dazu kommt das praktische Problem: Was im Gruppenchat steht, gehört nicht dem Betrieb. Wechselt jemand das Handy oder die Firma, sind Fotos, Absprachen und Maße mit ihm weg.

Bevor du einen Chat einführst, lohnt eine Seite mit Spielregeln. Mündlich vereinbart ist nach drei Monaten vergessen, aufgeschrieben lässt es sich jedem Neuen in die Hand geben.

Gibt es einen Betriebsrat, redet er bei solchen Werkzeugen mit, sobald sie sich zur Kontrolle von Leistung oder Verhalten eignen. Auch ohne Betriebsrat ist es klug, auf Lesebestätigungen und „zuletzt online“ zu verzichten: Wer sieht, dass der Monteur um 21 Uhr gelesen, aber nicht geantwortet hat, macht aus einem Werkzeug ein Druckmittel.

Ein einziger großer Gruppenchat für alles ist der häufigste Anfang und der sicherste Weg ins Durcheinander. Bewährt hat sich eine Aufteilung in drei Arten: ein Kanal für den ganzen Betrieb – Werkstatt zu, Fahrzeugtausch, Betriebsfeier –, ein Kanal je Baustelle für alles, was nur die Leute vor Ort betrifft, und Direktnachrichten zwischen zwei Personen.

Der Baustellen-Kanal ist der wichtigste. Dort landen Fotos, Fragen und Absprachen da, wo sie später gesucht werden: beim Auftrag. Wer neu auf die Baustelle kommt, liest nach, was bisher war, und wer abgezogen wird, ist raus. In einer privaten Gruppe passiert das nur, wenn jemand daran denkt, Leute hinzuzufügen und zu entfernen.

Ein Elektriker fotografiert bei einer Altbausanierung jede offene Wand, bevor sie wieder zugeht, und schickt die Bilder in die WhatsApp-Gruppe der Baustelle. Ein halbes Jahr später bohrt der Kunde eine Leitung an und fragt, wo sie genau verläuft. Der Kollege hat inzwischen gekündigt, sein Handy ist zurückgesetzt, die Gruppe hat Tausende Nachrichten – die Fotos sind nicht mehr zu finden.

Der zweite Klassiker sind Gesundheitsdaten. Ein Monteur schreibt morgens in die Firmengruppe, dass er mit Bandscheibenvorfall ausfällt. Gut gemeint, aber jetzt kennen zwanzig Leute eine Diagnose, die nur den Chef etwas angeht – und selbst der braucht sie nicht. Krankmeldungen gehören in eine Direktnachricht an Chef oder Büro, und „bin krank, voraussichtlich bis Freitag“ reicht.

Der dritte ist der falsche Empfänger. Wer Kunden und Kollegen im selben Messenger hat, schickt früher oder später die interne Kalkulation an den Kunden. Ein Chat nur fürs Team schließt diesen Fehler aus.

Rechne es nüchtern: Sucht jeder von sechs Mitarbeitern am Tag zehn Minuten nach einem Foto, einer Adresse oder einer Antwort, die schon irgendwo im Chat stand, ist das eine Stunde am Tag. Bei 220 Arbeitstagen und einem Verrechnungssatz von 55 Euro sind das gut 12.000 Euro im Jahr, die niemand abrechnen kann.

Dagegen steht ein Chat, der nach Baustellen sortiert ist und Fotos dort ablegt, wo der Auftrag liegt. Der Gewinn ist nicht die schnellere Nachricht – schnell ist WhatsApp auch –, sondern dass die Information in einem halben Jahr noch auffindbar ist und dem Betrieb gehört.

In HandwerkPapierlos gibt es dafür die Nachrichten: einen firmenweiten Chat, einen Kanal je Baustelle und Direktnachrichten zu zweit, die auch Chef und Büro nicht lesen. Wer einen Baustellen-Kanal sieht, ergibt sich aus der Einteilung – wer neu dazukommt, sieht den Verlauf, wer abgezogen wird, nicht mehr. Fotos aus dem Baustellen-Kanal landen auf Wunsch gleich bei den Fotos und Dokumenten der Baustelle.

Lesebestätigungen und Online-Status gibt es bewusst nicht, nur einen Zähler für Ungelesenes. Kunden sind nicht im Chat, gespeichert wird auf Servern in Deutschland, und ohne Netz Geschriebenes geht raus, sobald wieder Empfang da ist. Wer die Hände voll hat, diktiert die Nachricht dem Sprachassistenten – gesendet wird erst nach deinem „Ja“.