Kaum etwas ist ärgerlicher als eine erbrachte Leistung, für die das Geld ausbleibt. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen ist es keine böse Absicht, sondern Vergesslichkeit – und eine klare, freundliche Erinnerung wirkt. Hier steht, wie du vom ersten Hinweis bis zur bestimmten Mahnung vorgehst, ohne den Kunden zu verlieren.
Der erste Schritt ist eine freundliche Zahlungserinnerung – kein scharfer Ton, oft war es nur vergessen.
Jede Mahnung braucht eine klare, konkrete Zahlungsfrist mit Datum statt eines vagen „umgehend“.
Bleibt die Zahlung weiter aus, darfst du bestimmter werden und auf Folgen des Zahlungsverzugs hinweisen.
Wichtig ist, offene Posten früh im Blick zu haben – je länger eine Rechnung liegt, desto schwerer wird der Einzug.
Erst die freundliche Erinnerung
Bevor du von „Mahnung“ sprichst, schick eine schlichte Zahlungserinnerung. Sie unterstellt keine Absicht, sondern geht davon aus, dass die Rechnung im Alltag untergegangen ist – was meistens stimmt. Ein kurzer, höflicher Hinweis auf die offene Rechnung mit Nummer, Betrag und neuem Zahlungsdatum reicht völlig.
Dieser Ton lohnt sich: Du erhältst dein Geld und behältst den Kunden für den nächsten Auftrag. Gerade bei Stammkunden ist die erste Erinnerung fast immer erfolgreich, ohne dass es unangenehm wird.
Wann ein Kunde in Verzug gerät
Zahlt der Kunde nicht, gerät er ab einem bestimmten Zeitpunkt in „Verzug“ – das ist der Moment, ab dem du zusätzliche Rechte hast, etwa auf Verzugszinsen. Ausgelöst wird das entweder durch eine Mahnung nach Fälligkeit oder durch das Verstreichen einer klar genannten Zahlungsfrist auf der Rechnung.
Daneben gibt es die 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne jede Mahnung ein. Bei Privatkunden gilt das allerdings nur, wenn du sie auf genau diese Folge in der Rechnung hingewiesen hast – fehlt der Hinweis, läuft die Frist für Verbraucher nicht automatisch.
Dieser eine Satz auf der Rechnung ist deshalb mehr wert als jede scharf formulierte Mahnung: Er verschafft dir einen klaren Stichtag, ohne dass du überhaupt etwas tun musst.
Was du bei Verzug verlangen darfst
Ist der Verzug eingetreten, stehen dir Verzugszinsen zu – und zwar unterschiedlich hoch, je nachdem, wer dein Kunde ist:
Privatkunde: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
Geschäftskunde: neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz – deutlich mehr, weil unter Unternehmern strengere Maßstäbe gelten.
Zusätzlich bei Geschäftskunden: eine Pauschale von 40 Euro für den Aufwand der Rechtsverfolgung, unabhängig von der Rechnungshöhe.
Der Basiszinssatz – und warum die Zinsen selten das Argument sind
Der Basiszinssatz ist keine feste Zahl: Die Deutsche Bundesbank passt ihn zweimal im Jahr an, zum 1. Januar und zum 1. Juli. Für die Berechnung nimmst du also den Satz, der im jeweiligen Verzugszeitraum galt – nicht den von heute.
In der Praxis ist der Zinsbetrag bei einer Handwerkerrechnung meist überschaubar. Die eigentliche Wirkung liegt woanders: Ein Kunde, der schwarz auf weiß liest, dass ab einem bestimmten Datum Zinsen und bei Geschäftskunden eine Pauschale hinzukommen, zahlt in der Regel schneller. Der Betrag ist das Signal, nicht das Geschäft.
Ob und in welcher Höhe du im konkreten Streitfall etwas durchsetzt, ist dagegen eine Frage für eine Rechtsberatung – dieser Beitrag ersetzt sie nicht.
Die Mahnung: höflich, aber bestimmt
Kommt nach der Erinnerung nichts, folgt die eigentliche Mahnung. Sie bleibt sachlich, wird aber deutlicher: Sie benennt die offene Rechnung, setzt eine neue, knappe Frist mit konkretem Datum und weist darauf hin, dass du dir weitere Schritte vorbehältst.
Du musst nicht mehrere Mahnstufen durchlaufen – rechtlich ist oft schon eine ausreichend. Viele Betriebe fahren aber gut mit zwei Stufen: erst die freundliche Erinnerung, dann die bestimmte Mahnung. Das wirkt fair und dokumentiert zugleich, dass du es mehrfach versucht hast.
Offene Posten nicht aus den Augen verlieren
Der häufigste Fehler ist nicht der falsche Ton, sondern das Vergessen. Wer erst nach Wochen merkt, dass eine Rechnung offen ist, hat es schwerer – der Vorgang ist beim Kunden längst aus dem Kopf. Ein einfacher Überblick über alle unbezahlten Rechnungen ist Gold wert.
Sinnvoll ist eine feste Routine: einmal pro Woche kurz prüfen, was fällig ist, und sofort eine Erinnerung rausschicken. So bleibt keine Rechnung monatelang liegen, und dein Geld kommt schneller herein.
Offene Rechnungen immer im Blick
HandwerkPapierlos zeigt dir auf einen Blick, welche Rechnungen offen, fällig oder überfällig sind. Aus einer offenen Rechnung erstellst du mit wenigen Schritten die nächste Mahnstufe – Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung –, ohne den Text jedes Mal neu zu formulieren. Jede versendete Stufe wird mit Datum in der Mahn-Historie festgehalten, sodass du später belegen kannst, wann du was versucht hast.
Den Hinweis, der den Verzug bei Privatkunden überhaupt erst automatisch auslöst, musst du dabei nicht selbst formulieren: Geht eine Rechnung an einen Privatkunden, setzt die App den Satz zum Verzugseintritt nach 30 Tagen von sich aus auf das PDF. Und ob überhaupt noch etwas offen ist, beantwortet der Bank-Abgleich – du lädst deinen Kontoauszug hoch, und Zahlungseingänge werden den passenden Rechnungen zugeordnet, statt dass du Beträge von Hand vergleichst.
Quellen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Die Links öffnen in einem neuen Tab.
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