Material wird geliefert, eine Leistung ist erbracht – aber die Rechnung folgt erst später. Genau für diese Lücke gibt es den Lieferschein: Er dokumentiert, was wann übergeben wurde, ohne selbst ein Steuerbeleg zu sein. Hier steht, wann er sich lohnt und was hineingehört.
Ein Lieferschein bestätigt die Übergabe von Material oder Leistung – er ist selbst keine Rechnung.
Er ist besonders wertvoll, wenn zwischen Lieferung und Rechnungsstellung Zeit vergeht.
Wichtig sind Menge, Bezeichnung und Datum – idealerweise mit Unterschrift des Kunden gegengezeichnet.
Ein gegengezeichneter Lieferschein ist ein starker Beleg, falls später Streit über die Menge entsteht.
Wozu ein Lieferschein gut ist
Der Lieferschein hält fest, dass Material geliefert oder eine Teilleistung erbracht wurde – unabhängig davon, wann dafür abgerechnet wird. Gerade bei längeren Baustellen, auf denen mehrfach Material angeliefert wird, verliert man ohne Lieferscheine schnell den Überblick, was wirklich schon vor Ort ist.
Anders als eine Rechnung löst er keine Zahlungspflicht aus und weist keine Umsatzsteuer aus. Er ist ein reiner Übergabenachweis – die eigentliche Abrechnung folgt separat über die Rechnung.
Lieferschein, Auftragsbestätigung oder Rechnung?
Die drei Dokumente lösen unterschiedliche Aufgaben. Die Auftragsbestätigung hält fest, was beauftragt wurde, bevor gearbeitet wird. Der Lieferschein bestätigt, was tatsächlich geliefert oder ausgeführt wurde. Die Rechnung fordert am Ende das Geld dafür.
Bei einfachen Aufträgen reicht oft die Rechnung allein. Sobald aber mehrere Lieferungen oder Teilleistungen über einen längeren Zeitraum anfallen, schafft der Lieferschein Klarheit darüber, was wann tatsächlich übergeben wurde – unabhängig davon, wann die Rechnung folgt.
Das gehört auf einen Lieferschein
Ein Lieferschein muss nicht die Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen, sollte aber trotzdem eindeutig sein – sonst nützt er im Streitfall wenig.
Deine Betriebsdaten und die des Kunden
Ein Datum und eine eigene, eindeutige Nummer
Die gelieferten Positionen mit Menge und Bezeichnung
Der Bezug zum Auftrag, falls vorhanden
Eine Unterschrift des Kunden oder Empfängers zur Bestätigung
Warum die Gegenzeichnung so wichtig ist
Ein Lieferschein ohne Unterschrift ist besser als nichts, aber im Streitfall schwach. Bestätigt der Kunde oder Empfänger vor Ort mit Unterschrift die gelieferte Menge, ist später kaum noch bestreitbar, was tatsächlich angekommen ist.
Das lohnt sich besonders bei Material, das sich schwer nachträglich prüfen lässt – etwa wenn es direkt verbaut wird. Die Unterschrift auf dem Lieferschein erspart dir dann eine mühsame Diskussion Wochen später, wenn die Rechnung kommt.
Wie lange Lieferscheine aufbewahrt werden müssen
Hier gibt es eine Erleichterung, die kaum jemand kennt: Für empfangene Lieferscheine, die selbst keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist bereits mit dem Erhalt der zugehörigen Rechnung. Für abgesandte Lieferscheine endet sie entsprechend mit dem Versand deiner Rechnung.
Das gilt aber nur, solange der Lieferschein wirklich kein Buchungsbeleg ist. Dient er zugleich als Beleg für die Buchung – etwa weil auf der Rechnung nur „Lieferung gemäß Lieferschein“ steht und die Positionen ausschließlich dort aufgeführt sind –, wird er zum Buchungsbeleg und gehört acht Jahre in die Ablage.
Praktisch heißt das: Wer auf der Rechnung sauber alle Positionen aufführt, darf die Stapel alter Lieferscheine nach Rechnungsstellung entsorgen. Wer auf den Lieferschein verweist, muss ihn behalten. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater, bevor du wegwirfst.
Lieferschein direkt vor Ort abzeichnen lassen
In HandwerkPapierlos erstellst du einen Lieferschein aus dem laufenden Auftrag und lässt ihn direkt auf dem Handy vom Kunden gegenzeichnen – auch offline auf der Baustelle. Die Positionen findest du in deinem Auftrag wieder, wenn später die Rechnung folgt, ohne sie erneut einzutippen.
Die Quittung besteht dabei nicht nur aus dem Namenszug: Zur Unterschrift werden auch der Name des Unterzeichners und der Zeitpunkt festgehalten. Damit steht später fest, wer wann was bestätigt hat – nicht nur, dass irgendjemand unterschrieben hat.
Weil der Lieferschein auf das Ursprungs-Angebot oder die Rechnung verweisen kann und der Baustelle zugeordnet wird, bleibt die Kette nachvollziehbar. Für die Aufbewahrungsfrage aus dem vorigen Abschnitt heißt das: Deine Rechnung führt die Positionen selbst, statt nur auf den Lieferschein zu verweisen.
Quellen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Die Links öffnen in einem neuen Tab.
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