Material wird geliefert, eine Leistung ist erbracht – aber die Rechnung folgt erst später. Genau für diese Lücke gibt es den Lieferschein: Er dokumentiert, was wann übergeben wurde, ohne selbst ein Steuerbeleg zu sein. Hier steht, wann er sich lohnt und was hineingehört.
Ein Lieferschein bestätigt die Übergabe von Material oder Leistung – er ist selbst keine Rechnung.
Er ist besonders wertvoll, wenn zwischen Lieferung und Rechnungsstellung Zeit vergeht.
Wichtig sind Menge, Bezeichnung und Datum – idealerweise mit Unterschrift des Kunden gegengezeichnet.
Ein gegengezeichneter Lieferschein ist ein starker Beleg, falls später Streit über die Menge entsteht.
Wozu ein Lieferschein gut ist
Der Lieferschein hält fest, dass Material geliefert oder eine Teilleistung erbracht wurde – unabhängig davon, wann dafür abgerechnet wird. Gerade bei längeren Baustellen, auf denen mehrfach Material angeliefert wird, verliert man ohne Lieferscheine schnell den Überblick, was wirklich schon vor Ort ist.
Anders als eine Rechnung löst er keine Zahlungspflicht aus und weist keine Umsatzsteuer aus. Er ist ein reiner Übergabenachweis – die eigentliche Abrechnung folgt separat über die Rechnung.
Lieferschein, Auftragsbestätigung oder Rechnung?
Die drei Dokumente lösen unterschiedliche Aufgaben. Die Auftragsbestätigung hält fest, was beauftragt wurde, bevor gearbeitet wird. Der Lieferschein bestätigt, was tatsächlich geliefert oder ausgeführt wurde. Die Rechnung fordert am Ende das Geld dafür.
Bei einfachen Aufträgen reicht oft die Rechnung allein. Sobald aber mehrere Lieferungen oder Teilleistungen über einen längeren Zeitraum anfallen, schafft der Lieferschein Klarheit darüber, was wann tatsächlich übergeben wurde – unabhängig davon, wann die Rechnung folgt.
Das gehört auf einen Lieferschein
Ein Lieferschein muss nicht die Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen, sollte aber trotzdem eindeutig sein – sonst nützt er im Streitfall wenig.
Deine Betriebsdaten und die des Kunden
Ein Datum und eine eigene, eindeutige Nummer
Die gelieferten Positionen mit Menge und Bezeichnung
Der Bezug zum Auftrag, falls vorhanden
Eine Unterschrift des Kunden oder Empfängers zur Bestätigung
Warum die Gegenzeichnung so wichtig ist
Ein Lieferschein ohne Unterschrift ist besser als nichts, aber im Streitfall schwach. Bestätigt der Kunde oder Empfänger vor Ort mit Unterschrift die gelieferte Menge, ist später kaum noch bestreitbar, was tatsächlich angekommen ist.
Das lohnt sich besonders bei Material, das sich schwer nachträglich prüfen lässt – etwa wenn es direkt verbaut wird. Die Unterschrift auf dem Lieferschein erspart dir dann eine mühsame Diskussion Wochen später, wenn die Rechnung kommt.
Lieferschein direkt vor Ort abzeichnen lassen
In HandwerkPapierlos erstellst du einen Lieferschein aus dem laufenden Auftrag und lässt ihn direkt auf dem Handy vom Kunden gegenzeichnen – auch offline auf der Baustelle. Die Positionen findest du in deinem Auftrag wieder, wenn später die Rechnung folgt, ohne sie erneut einzutippen.
Dieser Beitrag gibt allgemeine, praktische Hinweise und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall hilft dir dein Steuerberater weiter.