Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann – die Stichtage stehen fest. Wer im Geschäft mit anderen Unternehmen Rechnungen schreibt, muss sich spätestens 2028 umgestellt haben, größere Betriebe schon 2027. Hier stehen die Fristen im Klartext, die wichtigsten Ausnahmen und eine Checkliste, mit der du die Umstellung in einem Nachmittag erledigst.
Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute – dafür reicht ein ganz normales E-Mail-Postfach.
Senden wird stufenweise Pflicht: Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab 2027, alle anderen ab 2028 – aber nur bei Rechnungen an Unternehmen.
Privatkunden bekommen weiterhin normale Rechnungen – für dein Privatkundengeschäft ändert sich nichts.
Kleinunternehmer ohne ausgewiesene Umsatzsteuer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber welche empfangen können.
Aufbewahren musst du E-Rechnungen acht Jahre lang als Datei – ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Stell nicht erst am Stichtag um – wer vorher wechselt, testet in Ruhe statt unter Druck.
Die Einführung läuft gestaffelt, damit sich kleine Betriebe nicht von heute auf morgen umstellen müssen. Entscheidend ist immer: Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland – also deine Rechnungen an Geschäftskunden wie Bauträger, Hausverwaltungen, Generalunternehmer oder andere Betriebe.
Seit Anfang 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch der Ein-Mann-Betrieb.
Noch bis Ende 2026: Übergangsphase – Papierrechnungen bleiben erlaubt, eine einfache PDF nur, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Ab Januar 2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen an Geschäftskunden echte E-Rechnungen senden.
Ab Januar 2028: Die Sendepflicht gilt für alle Betriebe – unabhängig vom Umsatz.
Für wen die Pflicht gilt – und für wen nicht
Die gute Nachricht zuerst: Dein Privatkundengeschäft ist nicht betroffen. Rechnungen an Hausbesitzer, Mieter oder Wohnungseigentümer schreibst du weiter wie bisher – als Papier oder PDF. Die E-Rechnungs-Pflicht greift nur, wenn dein Kunde selbst ein Unternehmen ist.
Zwei Ausnahmen sind für kleine Betriebe besonders wichtig: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt und keine Umsatzsteuer ausweist, muss selbst keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können muss er sie trotzdem. Und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto sind von der Pflicht ausgenommen. Diese Angaben sind der Stand von Mitte 2026 – die verbindliche Auskunft für deinen konkreten Fall gibt dir dein Steuerberater.
Was passiert, wenn du nicht umstellst
Schickst du nach deinem Stichtag weiter Papier- oder einfache PDF-Rechnungen an Geschäftskunden, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Die praktische Folge spürst du schnell: Dein Kunde riskiert seinen Vorsteuerabzug und wird die Rechnung zurückweisen – du wartest länger auf dein Geld und telefonierst hinterher.
Dazu kommt der umgekehrte Fall, der heute schon gilt: Lieferanten und Großhändler stellen zunehmend auf E-Rechnung um. Wer die eingehenden Dateien nicht ordentlich ablegt, bekommt spätestens bei der Betriebsprüfung ein Problem – denn aufbewahren musst du die Rechnung im Originalformat, nicht als Ausdruck.
Wie lange du E-Rechnungen aufbewahren musst
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde – eine Rechnung vom März 2026 musst du also bis Ende 2034 vorhalten. Dieselbe Frist gilt für Papier- wie für elektronische Rechnungen, für ausgehende wie für eingehende.
Bei der E-Rechnung kommt der Punkt dazu, an dem es in der Praxis am häufigsten hakt: Aufzubewahren ist die Datei selbst. Der strukturierte Datensatz ist das Original – die lesbare Ansicht ist nur eine Darstellung davon. Wer die eingegangene Datei nach dem Ausdrucken löscht, hat die Rechnung im Sinne der Aufbewahrung nicht mehr, auch wenn der Ordner im Regal voll aussieht.
Praktisch heißt das: Leg dir für den Rechnungseingang eine Ablage an, in der die Originaldateien acht Jahre lang unverändert liegen bleiben und wiederauffindbar sind. Ein Postfach, das alle zwei Jahre aufgeräumt wird, erfüllt das nicht.
Deine 5-Punkte-Checkliste für die Umstellung
Die Umstellung klingt nach mehr, als sie ist. Mit diesen fünf Punkten bist du an einem Nachmittag durch:
1. Ein festes E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang festlegen und deinen Lieferanten mitteilen.
2. Prüfen, ob dein Rechnungsprogramm gültige E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) ausgeben kann – Word und Excel können es nicht.
3. Eingehende E-Rechnungen als Datei aufbewahren, nicht nur ausdrucken.
4. Deine Kundenliste durchgehen: Wer davon ist Unternehmen? Nur diese Kunden betrifft die Sendepflicht.
5. Vor dem Stichtag eine Test-E-Rechnung an einen Geschäftskunden schicken und Rückfragen klären.
Mit HandwerkPapierlos bist du schon fertig
In HandwerkPapierlos ist die E-Rechnung kein Zusatzmodul, sondern eingebaut: Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt, und sie kommt auf Wunsch als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung heraus – geprüft gegen die amtlichen Regeln, bevor sie rausgeht. Gestellte Rechnungen werden unveränderbar festgeschrieben und lückenlos nummeriert. Damit ist die Pflicht für dich kein Projekt, sondern ein Haken auf der Liste – 7 Tage kostenlos testbar, ohne Kreditkarte.
Quellen
Die Angaben in diesem Beitrag stützen sich auf die folgenden amtlichen Fundstellen. Die Links öffnen in einem neuen Tab.
Dieser Beitrag gibt allgemeine, praktische Hinweise und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte zu deinem Fall hilft dir dein Steuerberater weiter. Für die Inhalte verlinkter Seiten sind deren Betreiber verantwortlich.